Usługi B2B dla zagranicznego kontrahenta a VAT – kiedy wystawić fakturę bez VAT?
Świadczenie usług na rzecz zagranicznej firmy bardzo często prowadzi do wystawienia faktury bez polskiego VAT. Sam fakt, że klient ma siedzibę poza Polską, nie wystarcza jednak do takiego rozliczenia.
Przed wystawieniem faktury trzeba ustalić przede wszystkim status usługobiorcy, miejsce jego siedziby oraz ewentualne stałe miejsce prowadzenia działalności. Następnie należy sprawdzić charakter samej usługi. Część świadczeń podlega bowiem szczególnym zasadom ustalania miejsca opodatkowania.
W praktyce mojej Kancelarii właśnie ten ostatni element bywa najważniejszy. Typowa usługa doradcza, informatyczna czy marketingowa będzie zwykle rozliczana według art. 28b ustawy o VAT. Usługa dotycząca nieruchomości położonej w Polsce może natomiast podlegać polskiemu VAT, mimo że zamawia ją firma zagraniczna.
Znaczenie ma również prawidłowe wystawienie faktury, rejestracja do VAT UE, informacja podsumowująca VAT-UE oraz ujęcie transakcji w ewidencji VAT.
Dlaczego miejsce świadczenia usługi decyduje o polskim VAT?
Punktem wyjścia jest zasada terytorialności VAT.
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:
- odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
- eksport towarów;
- import towarów na terytorium kraju;
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Przy usługach transgranicznych trzeba zatem najpierw ustalić, w którym państwie znajduje się miejsce ich świadczenia dla celów VAT.
Jeżeli zgodnie z przepisami miejscem świadczenia są Niemcy, Francja, Stany Zjednoczone albo inne państwo, usługa pozostaje poza zakresem polskiego VAT. Podatnik wystawia wtedy fakturę bez polskiej stawki i kwoty VAT.
Warto od razu uporządkować terminologię. Taka transakcja nie jest sprzedażą ze stawką 0%. Nie jest również krajową sprzedażą zwolnioną z VAT. Jest to usługa, której miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski.
Kto jest podatnikiem dla potrzeb usług B2B?
Zastosowanie podstawowej reguły B2B wymaga ustalenia, czy zagraniczny klient jest podatnikiem w rozumieniu przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług.
Definicja jest szersza niż potoczne rozumienie „czynnego podatnika VAT”.
Na potrzeby stosowania niniejszego rozdziału:
- ilekroć jest mowa o podatniku – rozumie się przez to:
- podmioty, które wykonują samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w art. 15 ust. 2, lub działalność gospodarczą odpowiadającą tej działalności, bez względu na cel czy rezultat takiej działalności, z uwzględnieniem art. 15 ust. 6,
- osobę prawną niebędącą podatnikiem na podstawie lit. a, która jest zidentyfikowana lub obowiązana do identyfikacji do celów podatku lub podatku od wartości dodanej;
- podatnika, który prowadzi również działalność lub dokonuje transakcji nieuznawanych za podlegające opodatkowaniu dostawy towarów lub świadczenia usług zgodnie z art. 5 ust. 1, uznaje się za podatnika w odniesieniu do wszystkich świadczonych na jego rzecz usług.
W typowej sytuacji zagraniczna spółka prowadząca działalność gospodarczą będzie więc podatnikiem na potrzeby art. 28b. Dotyczy to również przedsiębiorców z państw spoza Unii Europejskiej.
Status kontrahenta wymaga jednak udokumentowania. Przy kliencie unijnym najprostszym przypadkiem jest aktywny numer VAT UE. Przy kliencie amerykańskim, brytyjskim, szwajcarskim czy izraelskim trzeba posłużyć się innymi dowodami prowadzenia działalności.
Podstawowa zasada B2B – art. 28b ustawy o VAT
Najważniejszą regulacją jest art. 28b ustawy o VAT.
- Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.
- W przypadku gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
- W przypadku gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ust. 2, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
- W przypadku świadczenia usług, które są przeznaczone wyłącznie na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych lub członków stowarzyszenia, do określenia miejsca świadczenia stosuje się odpowiednio przepisy art. 28c.
W praktyce oznacza to, że polski przedsiębiorca świadczący przykładowo usługi IT dla niemieckiej spółki zasadniczo rozlicza usługę w Niemczech. Na polskiej fakturze nie wykazuje polskiego VAT.
Podobnie można rozliczać wiele usług doradczych, prawnych, księgowych, programistycznych, marketingowych, projektowych czy zarządczych. Każdorazowo trzeba wcześniej sprawdzić, czy usługa nie została objęta regulacją szczególną.
Dobrym przykładem aktualnej praktyki jest interpretacja Dyrektora KIS z dnia 15 lipca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.339.2026.1.RM). Sprawa dotyczyła polskiej spółki wykonującej w Polsce kompleksowe usługi montażowe dla kontrahenta holenderskiego. Organ zaakceptował zastosowanie art. 28b i ustalenie miejsca opodatkowania według siedziby usługobiorcy. Interpretacja obejmowała również sposób wykazania transakcji w JPK.
To dobry przykład pokazujący, że fizyczne wykonanie wielu czynności w Polsce samo w sobie nie przesądza o polskim VAT. Przy zasadzie B2B zasadnicze znaczenie ma miejsce określone zgodnie z art. 28b.
Stałe miejsce prowadzenia działalności może zmienić państwo opodatkowania
Przy większych zagranicznych kontrahentach trzeba sprawdzić jeszcze jedną kwestię. Zagraniczna spółka może mieć siedzibę przykładowo w Holandii, a jednocześnie posiadać w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli konkretna usługa jest świadczona właśnie dla tego miejsca, zastosowanie znajduje art. 28b ust. 2. Miejscem świadczenia staje się wtedy państwo, w którym znajduje się to stałe miejsce.
Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Szczególnie ważny jest ust. 3 tego przepisu:
Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Sama polska rejestracja VAT zagranicznej spółki nie przesądza więc, że usługi trzeba opodatkować w Polsce.
W praktyce analizuję w takich przypadkach przede wszystkim rzeczywistą strukturę kontrahenta w Polsce. Znaczenie ma zaplecze personalne i techniczne oraz to, czy dana struktura może odbierać i wykorzystywać konkretną usługę do własnych potrzeb.
Jak sprawdzić status kontrahenta z Unii Europejskiej?
Przy kontrahentach unijnych podstawowym narzędziem pozostaje weryfikacja numeru VAT UE w systemie VIES.
O ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika:
- gdy usługobiorca przekazał mu swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT i usługodawca uzyska potwierdzenie ważności tego numeru identyfikacyjnego, a także nazwiska/nazwy i adresu przypisanych temu numerowi zgodnie z art. 31 rozporządzenia Rady (WE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej;
- gdy usługobiorca nie otrzymał jeszcze indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT, ale poinformował usługodawcę, że zwrócił się z wnioskiem o jego nadanie i usługodawca uzyska dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja do celów VAT, oraz jeżeli dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
W praktyce rekomenduję zachowanie potwierdzenia VIES razem z dokumentacją kontrahenta. Przy wieloletniej współpracy warto powtarzać weryfikację, zwłaszcza po zmianie danych albo struktury współpracy.
Brak aktywnego numeru w VIES wymaga ustalenia przyczyny. Przepisy dopuszczają sytuację, w której kontrahent wystąpił już o numer i jego status można wykazać innymi dowodami.
A co z kontrahentem spoza Unii Europejskiej?
Art. 28b nie ogranicza zasady B2B do klientów unijnych. Może więc znaleźć zastosowanie przykładowo do firmy ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Kanady, Szwajcarii, Norwegii albo Izraela.
W takiej sytuacji nie można posłużyć się VIES. Rozporządzenie nr 282/2011 przewiduje inne sposoby ustalenia statusu nabywcy.
w przypadku gdy usługobiorca nie ma tego zaświadczenia – jeżeli dysponuje numerem VAT lub podobnym numerem nadanym usługobiorcy przez państwo siedziby i służącym identyfikacji przedsiębiorców lub dowolnym innym dowodem potwierdzającym, że usługobiorca jest podatnikiem oraz jeżeli dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
W praktyce znaczenie mogą mieć numer rejestracyjny lub podatkowy przedsiębiorcy, wypis z rejestru przedsiębiorców, dokumenty podatkowe, umowa oraz dane pozwalające potwierdzić rzeczywiste prowadzenie działalności.
Bardzo czytelny przykład zawiera interpretacja Dyrektora KIS z dnia 31 października 2023 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.405.2023.3.JK). Sprawa dotyczyła usług świadczonych na rzecz kontrahenta z Izraela. Dyrektor KIS stwierdził:
Zatem świadczona przez Pana ww. usługa nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT na terytorium Polski.
Organ wskazał jednocześnie, że miejscem opodatkowania była siedziba działalności gospodarczej kontrahenta w Izraelu. Sposób rozliczenia podatku w państwie nabywcy podlega już tamtejszym regulacjom.
Najważniejszy wyjątek w praktyce – usługi związane z nieruchomościami
W wielu sprawach transgranicznych największe ryzyko występuje przy usługach dotyczących nieruchomości.
Miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości oraz usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego, jest miejsce położenia nieruchomości.
Przykładowo polski architekt przygotowujący projekt dotyczący konkretnego budynku w Warszawie dla niemieckiego inwestora powinien zbadać art. 28e. Jeżeli usługa jest związana z konkretną nieruchomością w Polsce w rozumieniu tego przepisu, miejscem świadczenia będzie Polska.
Analogiczny problem może dotyczyć usług budowlanych, nadzoru inwestorskiego, określonych usług inżynieryjnych, wyceny nieruchomości albo obsługi technicznej.
Bardzo dobrze pokazuje to interpretacja Dyrektora KIS z dnia 21 lipca 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.248.2026.2.KK) dotycząca usług związanych z farmami wiatrowymi. Organ analizował kilka rodzajów usług technicznych. Część została przyporządkowana do reguły ogólnej z art. 28b, natomiast usługi bezpośrednio związane z elementami nieruchomości podlegały art. 28e.
Ten przykład ma duże znaczenie praktyczne. Sama ogólna nazwa umowy, przykładowo „usługi serwisowe”, może być niewystarczająca. Trzeba ustalić, co usługodawca faktycznie wykonuje i z czym związany jest rezultat jego pracy.
Inne wyjątki, które trzeba sprawdzić przed wystawieniem faktury
Sam art. 28b ust. 1 wprost wskazuje, że reguła ogólna ustępuje między innymi regulacjom dotyczącym transportu, wstępu na określone imprezy, usług restauracyjnych i cateringowych, krótkoterminowego wynajmu środków transportu oraz usług turystyki.
- Miejscem świadczenia usług restauracyjnych i cateringowych jest miejsce, w którym usługi są faktycznie wykonywane, z zastrzeżeniem ust. 2.
- W przypadku gdy usługi restauracyjne i cateringowe są faktycznie wykonywane na pokładach statków, statków powietrznych lub pociągów podczas części transportu pasażerów wykonanej na terytorium Unii Europejskiej, miejscem świadczenia usług jest miejsce rozpoczęcia transportu pasażerów.
- Miejscem świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.
- Przez krótkoterminowy wynajem środków transportu, o którym mowa w ust. 1, rozumie się ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni, a w przypadku jednostek pływających – przez okres nieprzekraczający 90 dni.
Dlatego przed zastosowaniem art. 28b najpierw kwalifikuję samą usługę. Dopiero później można przesądzić, czy siedziba zagranicznego klienta rzeczywiście wyznacza miejsce opodatkowania.
Jak wystawić fakturę przy zastosowaniu art. 28b?
Ustawa przewiduje wystawianie polskich faktur również dla usług, których miejsce świadczenia znajduje się poza Polską.
dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:
- państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
- państwa trzeciego.
sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Przy typowej usłudze B2B świadczonej dla kontrahenta unijnego faktura nie zawiera polskiej stawki ani kwoty podatku. W przypadku gdy podatek rozlicza usługobiorca, zastosowanie znajduje art. 106e ust. 1 pkt 18:
w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”.
Przy transakcji wewnątrzunijnej znaczenie ma również art. 106e ust. 1 pkt 24:
w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
- numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
W praktyce typowa faktura za usługę z art. 28b dla niemieckiej GmbH będzie więc zawierała polski numer VAT UE usługodawcy, niemiecki numer VAT UE nabywcy oraz oznaczenie „odwrotne obciążenie”. Polska stawka i kwota VAT nie są wykazywane.
Oznaczenie „NP”, używane przez część programów księgowych jako „nie podlega”, ma charakter techniczny. Ustawowym określeniem wymaganym w sytuacji objętej art. 106e ust. 1 pkt 18 są wyrazy „odwrotne obciążenie”.
Faktura dla firmy spoza UE wygląda trochę inaczej
Przy kontrahencie spoza Unii również można wystawić fakturę bez polskiego VAT, jeżeli miejsce świadczenia ustalono poza Polską.
w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. b – faktura może nie zawierać danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14.
Dotyczy to między innymi danych związanych z krajową stawką oraz kwotą podatku.
Przy państwach trzecich trzeba ponadto ustalić zasady obowiązujące w państwie klienta. Polski art. 28b odpowiada na pytanie, czy dana usługa podlega polskiemu VAT. Obowiązki zagranicznego nabywcy mogą wynikać z lokalnego systemu VAT, GST lub innego podatku obrotowego.
Czy przed pierwszą fakturą trzeba zarejestrować się do VAT UE?
Przy świadczeniu określonych usług na rzecz przedsiębiorców z innych państw UE powstaje obowiązek rejestracji jako podatnik VAT UE.
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio również do podatników, o których mowa w art. 15, innych niż wymienieni w ust. 1 i 2, którzy:
- nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług;
- świadczą usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej.
Obowiązek ten może mieć znaczenie także dla przedsiębiorcy korzystającego w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Zwolnienie z krajowego VAT i rejestracja VAT UE dotyczą różnych zagadnień.
Kiedy usługę trzeba wykazać w VAT-UE?
Przy usługach B2B świadczonych na rzecz klienta z innego państwa UE trzeba również sprawdzić obowiązek złożenia informacji podsumowującej.
usługi, do których stosuje się art. 28b, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczone na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, inne niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowane stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.
Przykładowo usługa IT świadczona przez polską firmę na rzecz niemieckiego podatnika VAT będzie co do zasady wykazana w VAT-UE.
Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 9 grudnia 2025 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.557.2025.2.AW) analizował właśnie świadczenie usług dla kontrahentów z innych państw UE i obowiązek wykazywania ich w informacji VAT-UE. Organ potwierdził kwalifikację transakcji jako wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług podlegającego raportowaniu w VAT-UE.
Inaczej wygląda sytuacja klienta ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii czy Izraela. Usługa może podlegać art. 28b i pozostawać poza polskim VAT, lecz nie jest wykazywana w informacji VAT-UE, ponieważ art. 100 ust. 1 pkt 4 dotyczy świadczeń na terytorium innego państwa członkowskiego.
Faktura bez polskiego VAT nie pozbawia automatycznie prawa do odliczenia VAT od kosztów
To zagadnienie ma istotne znaczenie dla polskiego usługodawcy ponoszącego wydatki związane z realizacją zagranicznego kontraktu.
Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
W uproszczeniu przedsiębiorca świadczący opodatkowaną co do charakteru usługę dla firmy zagranicznej może zachować prawo do odliczenia VAT od zakupów związanych z tą usługą. Musi jednak posiadać dokumentację pozwalającą wykazać związek wydatków z czynnościami wykonywanymi poza Polską.
Ten aspekt bywa pomijany, ponieważ przedsiębiorcy koncentrują się przede wszystkim na tym, czy doliczyć VAT do faktury sprzedażowej.
Cztery praktyczne przykłady
Polski programista i niemiecka spółka
Polski przedsiębiorca tworzy oprogramowanie dla niemieckiej GmbH. Spółka podała ważny niemiecki numer VAT UE. Usługa jest nabywana na potrzeby prowadzonej działalności i nie podlega żadnej szczególnej regulacji dotyczącej miejsca świadczenia.
Miejsce świadczenia znajduje się w Niemczech na podstawie art. 28b ust. 1. Polski przedsiębiorca wystawia fakturę bez polskiego VAT. Przy spełnieniu przesłanek raportuje usługę w VAT-UE.
Polski konsultant i spółka ze Stanów Zjednoczonych
Polski przedsiębiorca wykonuje usługi doradcze dla amerykańskiej korporacji. Dokumenty rejestrowe i podatkowe potwierdzają prowadzenie przez klienta działalności gospodarczej.
Jeżeli usługa podlega zasadzie ogólnej, jej miejsce świadczenia znajduje się w Stanach Zjednoczonych. Faktura nie zawiera polskiego VAT. Transakcja nie jest wykazywana w VAT-UE.
Polski architekt i niemiecki inwestor budujący obiekt w Polsce
Polski architekt projektuje konkretny budynek powstający w Gdańsku dla niemieckiej spółki.
W takim przypadku trzeba przeanalizować art. 28e. Usługa architekta dotycząca konkretnej polskiej nieruchomości może mieć miejsce świadczenia w Polsce. Siedziba klienta w Niemczech nie przeniesie wtedy opodatkowania do Niemiec.
Zagraniczny kontrahent ma polski numer VAT
Holenderska spółka posiada polski numer VAT, lecz jej siedziba znajduje się w Holandii. Polska rejestracja sama nie tworzy stałego miejsca prowadzenia działalności.
Trzeba ustalić, czy kontrahent dysponuje w Polsce odpowiednią strukturą personalną i techniczną oraz czy to właśnie dla tej struktury świadczona jest konkretna usługa. Jeżeli takich przesłanek brakuje, reguła art. 28b może nadal kierować miejsce świadczenia do Holandii. Wynika to zarówno z art. 28b ust. 2, jak i z art. 11 ust. 3 rozporządzenia nr 282/2011.
Gdzie najczęściej pojawiają się błędy?
W sprawach, z którymi spotykam się w praktyce, problem często zaczyna się od automatycznego założenia, że każdy zagraniczny kontrahent oznacza fakturę bez VAT. Prawidłowa analiza powinna zaczynać się od statusu nabywcy i charakteru świadczenia.
Drugim problemem jest utożsamianie numeru VAT z miejscem prowadzenia działalności. Zagraniczna spółka może mieć polski numer VAT bez stałego miejsca prowadzenia działalności. Może również posiadać rzeczywistą strukturę w Polsce, dla której konkretna usługa jest wykonywana. Skutki obu przypadków mogą być odmienne.
Kolejne ryzyko dotyczy usług związanych z nieruchomościami. Szczególnie przy usługach technicznych, projektowych, inżynieryjnych i serwisowych sama nazwa usługi daje zbyt mało informacji. Trzeba zbadać jej rzeczywisty związek z konkretną nieruchomością.
Warto także oddzielić trzy różne kwestie: brak polskiego VAT na fakturze, rejestrację VAT UE oraz obowiązek wykazania usługi w VAT-UE. Każda z nich ma odrębną podstawę prawną.
Jakie dokumenty warto posiadać?
Przy regularnej współpracy z zagranicznym kontrahentem warto zgromadzić dokumentację pozwalającą odtworzyć przyjęty sposób rozliczenia.
W przypadku klienta z UE podstawowe znaczenie ma potwierdzenie jego numeru VAT UE. Umowa powinna również wskazywać stronę nabywającą usługę, jej siedzibę oraz rzeczywisty zakres świadczenia.
Przy kontrahencie spoza UE przydatne są dokumenty rejestrowe oraz numer podatkowy lub inny numer identyfikujący przedsiębiorcę. Szczególnej analizy wymaga sytuacja, w której klient posiada biuro, oddział, pracowników lub inne zasoby w Polsce.
W przypadku usług związanych z nieruchomością dokumentacja powinna pozwalać ustalić również konkretny obiekt, którego dotyczy świadczenie.
Kiedy warto rozważyć interpretację indywidualną?
Przy typowej usłudze doradczej lub informatycznej świadczonej na rzecz jednoznacznie zidentyfikowanej zagranicznej spółki zastosowanie art. 28b jest zazwyczaj stosunkowo czytelne.
Większą ostrożność rekomenduję przy usługach mieszanych i kompleksowych, usługach technicznych dotyczących nieruchomości, nietypowych modelach montażowych oraz sytuacjach, w których kontrahent posiada istotną obecność gospodarczą w Polsce.
Interpretację warto również rozważyć przy wysokich i powtarzalnych transakcjach. Błędne doliczanie albo niedoliczanie VAT przez kilka lat może prowadzić do znaczących kwot. W takim przypadku precyzyjne opisanie modelu współpracy i potwierdzenie jego kwalifikacji przed Dyrektorem KIS może istotnie ograniczyć ryzyko.
Kiedy zatem można wystawić fakturę bez polskiego VAT?
W typowej relacji B2B faktura bez polskiego VAT będzie prawidłowa, jeżeli zagraniczny kontrahent jest podatnikiem w rozumieniu art. 28a, usługa jest nabywana w ramach jego działalności, znajduje zastosowanie zasada z art. 28b oraz nie występuje szczególna regulacja przenosząca miejsce świadczenia do Polski.
Dodatkowo trzeba ustalić, czy usługa jest świadczona dla siedziby kontrahenta, czy dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności w innym państwie.
Dopiero po tej analizie przechodziłbym do technicznego wystawienia faktury. Przy kontrahencie unijnym trzeba dodatkowo sprawdzić VAT UE i informację podsumowującą. Przy kontrahencie spoza UE istotne jest udokumentowanie jego statusu oraz sprawdzenie zasad rozliczenia obowiązujących w państwie nabywcy.
W mojej ocenie najbezpieczniejsza kolejność analizy jest zawsze taka sama: najpierw ustalenie rzeczywistego charakteru usługi, następnie statusu i lokalizacji kontrahenta, później właściwej reguły miejsca świadczenia, a dopiero na końcu sposobu wystawienia i wykazania faktury.
Potrzebujesz indywidualnej analizy podatkowej?
Opisz krótko swoją sytuację i zakres zagadnień, które chcesz przeanalizować.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.