Ulga na złe długi w VAT w 2026 r. – kiedy można odzyskać VAT z niezapłaconej faktury?

Przedsiębiorca może znaleźć się w sytuacji, w której wykonał usługę albo sprzedał towar, wystawił fakturę i rozliczył VAT należny, ale kontrahent nie zapłacił. Ekonomicznie oznacza to finansowanie podatku z własnych środków, mimo że przedsiębiorca nie otrzymał należności od klienta.

W takich przypadkach znaczenie ma ulga na złe długi w VAT. Pozwala ona obniżyć wcześniej wykazaną podstawę opodatkowania oraz VAT należny. W praktyce przedsiębiorca może w ten sposób odzyskać VAT zapłacony od faktury, której kontrahent nadal nie uregulował.

Podstawowy termin wynosi 90 dni od terminu płatności. Samo przekroczenie 90 dni stanowi jednak dopiero początek analizy. Trzeba jeszcze sprawdzić status wierzyciela, wiek faktury, ewentualne częściowe płatności, cesję wierzytelności oraz status nabywcy.

Szczególnej uwagi wymagają także ugody, potrącenia, sprzedaż wierzytelności oraz późniejsze umorzenie długu. Każde z tych zdarzeń może wpływać na rozliczenie ulgi.

Na czym polega ulga na złe długi w VAT?

Podstawową regulację zawiera art. 89a ustawy o VAT. Zgodnie z art. 89a ust. 1-5 ustawy o VAT:

Przekładając tę regulację na praktykę, przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić cztery elementy: termin płatności, datę upływu 90 dni, status VAT wierzyciela oraz datę wystawienia faktury.

90 dni liczy się od terminu płatności, a nie od wystawienia faktury

Najważniejszą datą jest termin płatności określony w umowie albo na fakturze.

Jeżeli faktura została wystawiona 2 stycznia 2026 r., ale termin płatności określono na 15 stycznia 2026 r., okres 90 dni liczy się od 15 stycznia. Dziewięćdziesiąty dzień przypada w takim przypadku 15 kwietnia 2026 r.

Jeżeli kontrahent nadal nie zapłacił, nieściągalność wierzytelności staje się w tym momencie ustawowo uprawdopodobniona.

Wierzyciel rozliczający VAT miesięcznie może więc uwzględnić ulgę w rozliczeniu za kwiecień 2026 r., pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków.

W mojej ocenie właśnie ustalenie tej daty powinno być pierwszą czynnością przy analizie przeterminowanych należności. Pozwala ono od razu ustalić właściwy okres rozliczeniowy.

Jakie warunki trzeba spełnić w 2026 r.?

W typowej transakcji pomiędzy przedsiębiorcami będącymi czynnymi podatnikami VAT analiza wygląda następująco:

Warto zwrócić uwagę na aktualne brzmienie przepisów. Ustawa nie uzależnia obecnie prawa do ulgi od tego, aby dłużnik w dniu poprzedzającym korektę nadal pozostawał czynnym podatnikiem VAT ani od tego, aby nie znajdował się w postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym. Starsze artykuły dotyczące ulgi często odwołują się jeszcze do warunków, które zostały z ustawy usunięte.

Zmiany były konsekwencją między innymi wyroku TSUE z 15 października 2020 r. (C-335/19), dotyczącego polskich warunków stosowania ulgi na złe długi. Trybunał zakwestionował uzależnianie korekty od określonego statusu VAT stron oraz od braku postępowania upadłościowego wobec dłużnika.

Wierzyciel musi być nadal czynnym podatnikiem VAT

Jednym z warunków, które nadal obowiązują, jest status samego wierzyciela.

Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji, w której dokonywana jest korekta, wierzyciel powinien pozostawać zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Problem może pojawić się przykładowo wtedy, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę, wykazał VAT, następnie zakończył działalność i dopiero później upłynęło 90 dni od terminu płatności.

Taką sytuację analizował Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 7 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.836.2025.1.AS). Organ odmówił podatnikowi prawa do ulgi po zakończeniu działalności.

Z praktycznego punktu widzenia ma to duże znaczenie przed likwidacją działalności. Przedsiębiorca posiadający większą liczbę nieuregulowanych faktur powinien przed wyrejestrowaniem VAT sprawdzić również możliwość zastosowania ulgi na złe długi.

Trzyletni termin na skorzystanie z ulgi

Drugim istotnym ograniczeniem jest wiek faktury.

Zgodnie z art. 89a ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT od daty jej wystawienia nie mogą upłynąć 3 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

Przykładowo faktura wystawiona 20 maja 2024 r. mieści się w ustawowym okresie liczonym od końca 2024 r. trzy lata. Przy starszych należnościach trzeba więc sprawdzić ten warunek przed przygotowaniem korekty.

Przepisy wiążą jednocześnie ulgę z okresem, w którym upłynął 90. dzień. Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się później, że nie skorzystał z ulgi, zasadniczo powinien skorygować właściwe wcześniejsze rozliczenie, a nie wykazywać całej starej ulgi jako bieżącej korekty.

Dyrektor KIS w interpretacji z 7 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.836.2025.1.AS) również podkreślił, że korekta winna być dokonana w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności.

Ile VAT można odzyskać?

Ulga obejmuje podstawę opodatkowania oraz odpowiadający jej VAT należny.

Jeżeli po 90 dniach nadal cała należność pozostaje niezapłacona i spełnione są pozostałe warunki, wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania o 100 000 zł oraz VAT należny o 23 000 zł.

Ekonomicznie właśnie te 23 000 zł jest kwotą VAT, którą przedsiębiorca przestaje finansować z własnych pieniędzy.

Co przy częściowej zapłacie?

Ustawa wprost pozwala stosować ulgę również do części wierzytelności.

Jeżeli z faktury na 123 000 zł kontrahent zapłacił połowę, korekta obejmie wyłącznie część nadal niezapłaconą. Analogicznie późniejsza częściowa zapłata powoduje odwrócenie ulgi tylko w odpowiedniej części.

W praktyce przy dużej liczbie faktur warto prowadzić zestawienie obejmujące numer faktury, kwotę netto, VAT, termin płatności, kwotę zapłaconą oraz dzień upływu 90 dni.

Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej błędów przy uldze wynika właśnie z późniejszych częściowych rozliczeń. Podatnik prawidłowo stosuje ulgę, ale po kilku miesiącach kontrahent wpłaca część długu, a informacja o wpłacie nie trafia do osoby przygotowującej rozliczenie VAT.

Co się dzieje, gdy kontrahent zapłaci po zastosowaniu ulgi?

Ulga na złe długi podlega odwróceniu, jeżeli należność zostanie później uregulowana.

Jeżeli podatnik odzyskał wcześniej 23 000 zł VAT dzięki uldze, a po kilku miesiącach kontrahent zapłaci pełną kwotę, wierzyciel powinien ponownie zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny.

Korekta następuje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano zapłatę.

Przy zapłacie częściowej zwiększenie dotyczy odpowiednio tylko części należności.

Sprzedaż wierzytelności również ma znaczenie

Art. 89a posługuje się sformułowaniem uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie.

Dlatego przed zastosowaniem ulgi trzeba sprawdzić, czy przedsiębiorca nie przeniósł wcześniej wierzytelności na inny podmiot.

Znaczenie może mieć w szczególności cesja, sprzedaż długu albo określone konstrukcje factoringowe. Jeżeli dochodzi do rzeczywistego zbycia wierzytelności, trzeba uwzględnić art. 89a przy rozliczeniu VAT.

Podobny problem pojawia się już po zastosowaniu ulgi. Zbycie wierzytelności powoduje obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania oraz VAT należnego zgodnie z art. 89a ust. 4.

Dlatego przy factoringu sama nazwa umowy nie wystarcza. Analizuję przede wszystkim to, czy wierzytelność została rzeczywiście przeniesiona oraz w jakim momencie następuje jej przejście.

Potrącenie również trzeba uwzględnić

Zapłata przelewem bankowym jest tylko jednym ze sposobów wykonania zobowiązania.

Jeżeli strony dokonują potrącenia wzajemnych wierzytelności i w jego wyniku zobowiązanie wygasa, należy uwzględnić ten fakt przy analizie przesłanki nieuregulowania należności.

W praktyce przed zastosowaniem ulgi warto więc przejrzeć nie tylko historię rachunku bankowego. Znaczenie mogą mieć również kompensaty, rozliczenia wzajemne, cesje oraz inne czynności prowadzące do wygaśnięcia albo przeniesienia wierzytelności.

Umorzenie długu po zastosowaniu ulgi może mieć inny skutek niż zapłata

Bardzo ciekawy problem pojawia się, gdy wierzyciel zastosował już ulgę, a następnie strony zawierają porozumienie, na podstawie którego wierzyciel zwalnia dłużnika z długu.

Dyrektor KIS odniósł się do takiej sytuacji w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2025 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.651.2025.2.ICZ).

Spółka uprzednio zastosowała ulgę na złe długi, a następnie częściowo zwolniła najemcę z obowiązku zapłaty. Organ zaakceptował stanowisko, zgodnie z którym samo umorzenie nie powodowało obowiązku odwrócenia ulgi.

To rozstrzygnięcie ma duże znaczenie praktyczne. Art. 89a ust. 4 wymienia bowiem uregulowanie albo zbycie wierzytelności. Zwolnienie dłużnika z długu prowadzi do wygaśnięcia zobowiązania w inny sposób.

W podobnych przypadkach analizowałbym jednak dokładnie treść zawartej ugody. Dokument nazwany przez strony ugodą może w rzeczywistości zawierać kilka różnych elementów: częściową zapłatę, zmianę ceny, potrącenie, odroczenie terminu albo zwolnienie z długu. Każdy z tych elementów może wywołać odrębne konsekwencje w VAT.

Ugoda z dłużnikiem wymaga ustalenia, co strony rzeczywiście uzgodniły

Sam fakt zawarcia ugody nie przesądza sposobu rozliczenia ulgi.

Przykładowo strony mogą ustalić, że dłużnik zapłaci 70% należności, a pozostałe 30% zostanie mu umorzone. W takim przypadku trzeba odrębnie przeanalizować część rzeczywiście zapłaconą i część objętą zwolnieniem z długu.

Jeszcze inna sytuacja występuje wtedy, gdy strony dokonują rzeczywistego obniżenia ceny wcześniej wykonanej usługi albo sprzedanego towaru. Wówczas trzeba ustalić, czy podstawą korekty pozostaje ulga na złe długi, czy właściwe będą przepisy dotyczące korekty podstawy opodatkowania wynikającej ze zmiany wynagrodzenia.

W praktyce przy większych kwotach rekomenduję przeanalizowanie ugody przed jej podpisaniem. Jedno zdanie dotyczące sposobu rozliczenia długu może później zdecydować o sposobie wykazania VAT.

Czy można zastosować ulgę, gdy klient nie jest czynnym podatnikiem VAT?

Takie przypadki podlegają szczególnej regulacji art. 89a ust. 2a ustawy o VAT.

Dotyczy to między innymi sprzedaży na rzecz konsumentów oraz podmiotów, które nie mają statusu czynnego podatnika VAT.

Prawo do korekty może wówczas powstać, jeżeli wystąpi przynajmniej jedna z ustawowych okoliczności: wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem i skierowana do egzekucji, została wpisana do krajowego rejestru długów albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

Jest to istotne między innymi dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż B2C. Sam upływ 90 dni może w takim przypadku nie wystarczyć.

Co musi zrobić dłużnik, który nie zapłacił faktury?

Ulga posiada również drugą stronę. Podatnik, który odliczył VAT naliczony z otrzymanej faktury, ale jej nie zapłacił, może być zobowiązany do skorygowania wcześniejszego odliczenia.

Zgodnie z art. 89b ust. 1, 1a, 2 i 4 ustawy o VAT:

Dla dłużnika jest to obowiązek, podczas gdy po stronie wierzyciela art. 89a daje prawo do skorygowania VAT należnego.

Czy trzeba wcześniej pozwać kontrahenta?

W klasycznej transakcji pomiędzy czynnymi podatnikami VAT uzyskanie wyroku sądu albo wszczęcie egzekucji nie jest warunkiem zastosowania ulgi.

Ustawa przyjmuje własny mechanizm uprawdopodobnienia nieściągalności. Wystarczy upływ 90 dni, jeżeli wierzytelność w tym czasie nie została uregulowana ani zbyta i spełnione są pozostałe przesłanki.

Postępowanie sądowe może oczywiście być prowadzone równolegle w celu odzyskania należności. Z perspektywy VAT przedsiębiorca nie musi jednak czekać kilka miesięcy albo lat na wyrok, jeżeli art. 89a pozwala już skorygować podatek.

Dodatkowe warunki dotyczą natomiast transakcji z podmiotami wskazanymi w art. 89a ust. 2a, czyli między innymi z konsumentami.

Jak wygląda to w praktyce?

W sprawach dotyczących niezapłaconych faktur zwykle zaczynam analizę od zestawienia wszystkich należności według terminów płatności.

Następnie ustalam, dla których faktur upłynęło już 90 dni. Przy każdej z nich trzeba sprawdzić historię płatności, kompensaty, ewentualne cesje, status VAT wierzyciela oraz trzyletni termin.

Dopiero później można prawidłowo przyporządkować korekty do poszczególnych okresów rozliczeniowych.

Takie podejście ma szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach wystawiających kilkadziesiąt albo kilkaset faktur miesięcznie. Ręczne wyszukiwanie starych należności raz w roku może powodować pominięcie części ulgi albo przekroczenie terminu ustawowego.

Najczęstszy praktyczny błąd – firma czeka, aż dług stanie się całkowicie beznadziejny

Ustawodawca nie wymaga wykazania, że egzekucja okazała się bezskuteczna. W typowej transakcji B2B przedsiębiorca nie musi również czekać na upadłość kontrahenta.

Kluczowy jest ustawowy okres 90 dni.

Jeżeli firma ma należność na 200 000 zł netto i 46 000 zł VAT, oczekiwanie kolejnych kilkunastu miesięcy oznacza dalsze finansowanie tych 46 000 zł z własnych środków.

Z tego względu ulga na złe długi powinna moim zdaniem stanowić element standardowego procesu zarządzania należnościami, a nie instrument wykorzystywany dopiero wtedy, gdy dział windykacji uzna wierzytelność za praktycznie nieodzyskiwalną.

Podsumowanie

Ulga na złe długi pozwala odzyskać VAT należny od sprzedaży, za którą przedsiębiorca nie otrzymał zapłaty. W typowej transakcji B2B kluczowy moment następuje po 90 dniach od terminu płatności.

Przed dokonaniem korekty trzeba sprawdzić status VAT wierzyciela, trzyletni limit liczony od końca roku wystawienia faktury, częściowe płatności oraz ewentualne zbycie wierzytelności.

Po zastosowaniu ulgi trzeba nadal monitorować należność. Późniejsza zapłata albo zbycie wierzytelności prowadzi do odpowiedniej korekty VAT w przeciwnym kierunku.

Szczególnej analizy wymagają ugody i umorzenia. Interpretacja Dyrektora KIS z 12 listopada 2025 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.651.2025.2.ICZ) pokazuje, że zwolnienie dłużnika z długu po zastosowaniu ulgi może być ocenione inaczej niż późniejsza zapłata. Przy większych należnościach warto więc przeanalizować skutki VAT jeszcze przed podpisaniem porozumienia z dłużnikiem.