SaaS i oprogramowanie z zagranicy – VAT, WHT i koszty podatkowe
Zakup oprogramowania od zagranicznego dostawcy często wygląda banalnie: przedsiębiorca podaje dane karty, otrzymuje fakturę i zaczyna korzystać z programu. Podatkowo jedna płatność może jednak uruchomić trzy odrębne analizy. Trzeba ustalić sposób rozliczenia VAT, sprawdzić podatek u źródła oraz prawidłowo rozpoznać koszt w podatku dochodowym.
Największe znaczenie ma rzeczywisty przedmiot zakupu. Inaczej rozlicza się zwykły dostęp do aplikacji działającej w modelu SaaS, inaczej licencję użytkownika końcowego, a jeszcze inaczej nabycie szerokich praw do oprogramowania. Dodatkowe usługi wdrożeniowe, szkoleniowe albo doradcze mogą podlegać własnym zasadom, nawet jeżeli znajdują się na tej samej fakturze.
Z mojego doświadczenia wynika, że przy zagranicznym oprogramowaniu warto zacząć od umowy, regulaminu lub warunków licencyjnych. Sama nazwa pozycji na fakturze, przykładowo subscription, license albo software fee, często nie pokazuje zakresu praw otrzymywanych przez polskiego nabywcę.
W typowym modelu B2B SaaS polski przedsiębiorca rozpoznaje import usług w VAT. Przy czystym dostępie do programu na własne potrzeby aktualna praktyka KIS pozwala zwykle wyłączyć WHT. Wydatek na abonament może natomiast stanowić bieżący koszt podatkowy, jeżeli spełnia ogólne warunki kosztowe. Każdy z tych wniosków wymaga jednak sprawdzenia konkretnych postanowień umowy.
Najważniejsze rozróżnienie: SaaS, licencja end-user czy prawa do oprogramowania?
Na potrzeby podatkowe warto rozdzielić co najmniej cztery modele. Ich nazwy handlowe bywają podobne, ale skutki podatkowe mogą być odmienne.
| Co kupuje przedsiębiorca | VAT | WHT | Koszt podatkowy |
|---|---|---|---|
| SaaS – dostęp online do funkcjonalności | Zwykle import usług w Polsce | Zwykle poza WHT przy dostępie na własne potrzeby | Najczęściej bieżący koszt pośredni |
| Licencja end-user do własnego używania | Zwykle import usług w Polsce | Zwykle poza WHT, jeżeli brak praw do komercyjnej eksploatacji | Bieżący koszt albo WNiP – zależnie od konstrukcji umowy |
| Licencja z prawem do kopiowania, modyfikacji, sublicencji lub dystrybucji | Zwykle import usług w Polsce | Możliwy WHT jako należność licencyjna | Możliwa WNiP i amortyzacja |
| Wdrożenie, doradztwo, szkolenie lub dodatkowe usługi | Zwykle import usług w Polsce | Możliwy WHT z art. 21 ust. 1 pkt 2a CIT | Ocena zależy od charakteru i związku z zakupem |
Co podatkowo oznacza SaaS?
W modelu SaaS użytkownik otrzymuje dostęp do funkcjonalności programu przez internet. Oprogramowanie pozostaje po stronie dostawcy, a klient korzysta z niego przez przeglądarkę lub aplikację. Typowy użytkownik nie otrzymuje kodu źródłowego, prawa do dalszej dystrybucji ani prawa do udzielania sublicencji.
Podobny rezultat może wystąpić przy klasycznej licencji end-user. Program jest wtedy instalowany lokalnie, ale uprawnienia użytkownika służą wyłącznie korzystaniu z programu na potrzeby własnej działalności. W praktyce dla WHT kluczowe znaczenie ma zakres praw autorskich, a dla kosztów podatkowych także sposób i okres odpłatności.
Szersze prawa do programu zmieniają analizę
Inny model powstaje wtedy, gdy polska firma otrzymuje prawo do zwielokrotniania programu, jego modyfikowania, rozpowszechniania, sublicencjonowania lub komercyjnego udostępniania innym podmiotom. Taki zakres może zbliżać płatność do wynagrodzenia za prawa autorskie lub licencję objętą art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.
Dodatkowo warto rozdzielać usługę podstawową od wdrożenia, konsultingu, konfiguracji, migracji danych i szkoleń. W praktyce te elementy bywają sprzedawane jako jeden pakiet. Dla WHT ich kwalifikacja może być inna niż kwalifikacja samego dostępu do oprogramowania.
Osobnej analizy wymagają usługi infrastruktury chmurowej, hosting, serwery wirtualne i inne modele IaaS lub PaaS. SaaS nie powinien być automatycznie utożsamiany z każdym zakupem usług chmurowych, ponieważ przy infrastrukturze mogą pojawić się dodatkowe spory dotyczące urządzeń przemysłowych albo przetwarzania danych.
VAT od SaaS i zagranicznego oprogramowania – najczęściej import usług
W relacji B2B punktem wyjścia jest art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Przepis wskazuje miejsce opodatkowania usługi świadczonej na rzecz podatnika.
Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.
Jeżeli polska spółka lub przedsiębiorca kupuje usługę SaaS do swojej działalności i nie znajduje zastosowania szczególny wyjątek, miejscem świadczenia jest Polska. Kolejnym krokiem jest ustalenie, kto ma rozliczyć polski VAT.
Kiedy nabywca rozlicza VAT jako import usług?
Mechanizm rozliczenia przez polskiego nabywcę wynika z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W typowym zakupie od zagranicznego dostawcy, który nie posiada w Polsce siedziby ani uczestniczącego w transakcji stałego miejsca prowadzenia działalności, podatnikiem staje się usługobiorca.
Podatnikami są również osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: a) usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4, b) usługobiorcą jest: – w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4, – w przypadku transferu bonów jednego przeznaczenia, w przypadku których miejscem świadczenia usług, których te bony dotyczą, jest terytorium kraju – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, – w pozostałych przypadkach – podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4.
W praktyce przedsiębiorca wykazuje podatek należny od importu usług. Przy zakupie od dostawcy z Niemiec, Irlandii albo Francji mechanizm wynika z tych samych zasad co przy zakupie od dostawcy ze Stanów Zjednoczonych, Kanady lub Wielkiej Brytanii. Różnica pojawia się między innymi przy rejestracji VAT UE i obowiązkach związanych z transakcjami unijnymi.
Czynny podatnik VAT zwykle odlicza podatek z importu usług
Jeżeli oprogramowanie służy sprzedaży opodatkowanej VAT, podatek należny z importu może jednocześnie stanowić podatek naliczony. W typowym przypadku daje to ekonomiczną neutralność VAT.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego z tytułu świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca.
Zakres odliczenia zależy oczywiście od sposobu wykorzystania usługi. Przy działalności mieszanej, czynnościach zwolnionych albo wydatkach niezwiązanych w pełni ze sprzedażą opodatkowaną trzeba uwzględnić odpowiednie ograniczenia i proporcje.
Podatnik zwolniony z VAT także może mieć import usług
Zwolnienie podmiotowe albo przedmiotowe z VAT nie usuwa automatycznie obowiązku rozliczenia importu usług. To istotne przede wszystkim dla małych przedsiębiorców, którzy na co dzień nie składają JPK_V7 i traktują faktury zagraniczne podobnie jak krajowe koszty.
W interpretacji Dyrektora KIS z dnia 6 lipca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.240.2026.1.JO) organ podkreślił, że przy imporcie usług rozliczanym na podstawie art. 28b status podatnika zwolnionego nie usuwa obowiązku rozliczenia podatku. Dyrektor KIS wskazał:
Przy tym nie ma tutaj znaczenia, że jest Pani podatnikiem zwolnionym.
W tej samej interpretacji organ potwierdził obowiązek złożenia VAT-9M przez podatniczkę, która nie składała JPK_V7 ani VAT-8. Dla podatnika zwolnionego VAT od importu usług staje się realnym obciążeniem pieniężnym, ponieważ prawo do odliczenia może nie przysługiwać.
W przypadku gdy podatnicy wymienieni w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 nie mają obowiązku składania deklaracji podatkowej, o którym mowa w ust. 1-3 lub 8, deklarację podatkową składa się w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Zakup SaaS z UE może wymagać rejestracji VAT UE
Przed nabyciem usług z innego państwa UE warto sprawdzić rejestrację do transakcji unijnych. Obowiązek obejmuje również podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, jeżeli nabywają usługi z art. 28b stanowiące import usług.
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio również do podatników, o których mowa w art. 15, innych niż wymienieni w ust. 1 i 2, którzy nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług.
Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zawiadomienia zgodnie z ust. 1, jako podatnika VAT UE.
W praktyce przed podaniem danych do faktury warto przekazać dostawcy prawidłowy numer VAT UE poprzedzony kodem PL. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których unijny sprzedawca nalicza swój lokalny VAT mimo zakupu B2B rozliczanego w Polsce.
Co zrobić, gdy zagraniczny dostawca naliczył swój VAT?
Najpierw trzeba sprawdzić, czy dostawca prawidłowo zidentyfikował klienta jako przedsiębiorcę i czy otrzymał właściwy numer VAT UE. Jeżeli transakcja powinna podlegać zasadzie B2B z art. 28b, warto wystąpić o korektę faktury. Samo naliczenie zagranicznego VAT przez dostawcę nie przesądza o braku importu usług w Polsce. Polski obowiązek trzeba ocenić na podstawie przepisów dotyczących miejsca świadczenia i statusu stron.
Przy większych kwotach jest to ważne także kosztowo. Podwójne ekonomiczne obciążenie może powstać wtedy, gdy firma zapłaci zagraniczny VAT dostawcy, a jednocześnie będzie zobowiązana rozliczyć VAT od importu usług w Polsce.
Podatek u źródła WHT – zakres praw jest ważniejszy niż nazwa pozycji na fakturze
Przy WHT analizę zaczynam od art. 21 ust. 1 ustawy o CIT. Dla oprogramowania szczególne znaczenie mają dwa przepisy. Pierwszy obejmuje między innymi prawa autorskie i licencje o charakterze należności za korzystanie z praw. Drugi dotyczy określonych usług niematerialnych, w tym doradztwa i przetwarzania danych.
Podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2, przychodów: 1) z odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how), 2) z opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby prawne mające siedzibę za granicą, organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, 2a) z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze – ustala się w wysokości 20% przychodów.
Przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
Czysty SaaS i licencja end-user zwykle pozostają poza WHT
Typowy użytkownik SaaS otrzymuje możliwość korzystania z funkcjonalności programu na własne potrzeby. Nie może sprzedawać programu, udzielać sublicencji, rozpowszechniać kopii ani swobodnie modyfikować oprogramowania. Taki model jest istotnie odmienny od nabycia praw autorskich do komercyjnej eksploatacji programu.
Autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego, z zastrzeżeniem przepisów art. 75 ust. 2 i 3, obejmują prawo do: 1) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego; 2) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała; 3) rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii.
Bardzo praktyczne stanowisko zawiera interpretacja Dyrektora KIS z dnia 23 kwietnia 2025 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.97.2025.2.AW). Sprawa obejmowała zarówno oprogramowanie end-user, jak i usługi SaaS. Organ zaakceptował wniosek, że przy SaaS:
w związku z nabyciem usług SaaS nie zostaną przeniesione autorskie prawa majątkowe.
W konsekwencji Dyrektor KIS uznał w opisanym modelu brak opodatkowania WHT na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o CIT. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że zwykły abonament do narzędzia CRM, systemu projektowego albo aplikacji analitycznej może pozostawać poza polskim podatkiem u źródła, jeżeli zakres praw ogranicza się do korzystania z funkcjonalności na własne potrzeby.
W praktyce przed przyjęciem takiego wniosku sprawdzam postanowienia określające prawo do instalacji, kopiowania, modyfikacji, sublicencjonowania, transferu i udostępniania programu. Znaczenie ma także to, czy polska firma działa jako użytkownik końcowy, reseller, dystrybutor lub podmiot osadzający cudze oprogramowanie we własnym produkcie.
Kiedy licencja może prowadzić do WHT?
Ryzyko WHT rośnie, gdy umowa przyznaje polskiemu nabywcy uprawnienia odpowiadające eksploatacji praw autorskich. Przykładem może być prawo do zwielokrotniania programu dla dalszej dystrybucji, modyfikowania i tworzenia wersji pochodnych, udzielania sublicencji albo komercyjnego udostępniania programu osobom trzecim.
W takim przypadku krajowy art. 21 ust. 1 pkt 1 przewiduje stawkę 20%. Ostateczna wysokość podatku wymaga następnie sprawdzenia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Poszczególne umowy mogą odmiennie regulować należności licencyjne i ich zakres, dlatego kraj dostawcy ma realne znaczenie.
Zastosowanie stawki z umowy albo niepobranie podatku na podstawie umowy wymaga spełnienia warunków z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.
Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 2, 2b, 2d i 2e, w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat, z uwzględnieniem odliczeń przewidzianych w art. 22 ust. 1a-1e. Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Przy weryfikacji warunków zastosowania stawki podatku innej niż określona w art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter, skalę działalności prowadzonej przez płatnika oraz powiązania w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 5 płatnika z podatnikiem.
Przekładając to na praktykę, certyfikat rezydencji staje się istotny wtedy, gdy płatność mieści się w katalogu WHT i polski płatnik chce zastosować preferencję z umowy. Przy czystym SaaS pozostającym poza art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2a problem certyfikatu ma inną wagę, ponieważ punktem wyjścia jest brak krajowego obowiązku poboru podatku od tej należności.
Wdrożenie i konsulting mogą podlegać innym zasadom niż abonament
Zakup oprogramowania często obejmuje konfigurację, analizę procesów, migrację danych, szkolenia i wsparcie uruchomieniowe. Te elementy warto oceniać osobno. Sam fakt, że są związane z wdrożeniem programu, nie przesądza o ich kwalifikacji jako części należności licencyjnej.
W interpretacji Dyrektora KIS z dnia 13 maja 2026 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.92.2026.2.PP) organ analizował usługi wdrożeniowe związane z przygotowaniem środowiska informatycznego. Dyrektor KIS uznał, że należności za te usługi:
stanowią wynagrodzenie za usługi o charakterze doradczym w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT.
Jednocześnie w tej sprawie możliwe było zastosowanie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i potraktowanie płatności jako zysków przedsiębiorstwa zagranicznego kontrahenta. Wymagało to między innymi certyfikatu rezydencji oraz dochowania należytej staranności.
W praktyce przy pakiecie software + implementation warto ustalić osobno wartość i zakres każdej części. Takie rozdzielenie ułatwia ocenę WHT i późniejsze wykazanie, dlaczego konkretna płatność została potraktowana jako abonament, należność licencyjna albo usługa doradcza.
Koszty podatkowe – abonament SaaS zwykle rozlicza się inaczej niż nabycie wartości niematerialnej i prawnej
W części dotyczącej kosztów posługuję się przede wszystkim ustawą o CIT, ponieważ to właśnie spółki najczęściej mają jednocześnie problem z WHT. Pierwszym warunkiem jest ogólny związek wydatku z działalnością gospodarczą.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Abonament za CRM, system księgowy, narzędzie do zarządzania projektami, oprogramowanie analityczne albo aplikację wykorzystywaną przez pracowników zwykle ma bezpośredni związek z prowadzeniem działalności. Spór praktyczny częściej dotyczy momentu ujęcia kosztu i tego, czy przedsiębiorca nabył wartość niematerialną i prawną.
Bieżąca subskrypcja jako koszt pośredni
W modelu okresowej subskrypcji wydatek ma zazwyczaj charakter kosztu pośredniego. Zastosowanie znajdują wtedy art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT.
Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Miesięczny abonament jest więc co do zasady rozliczany na bieżąco. Przy abonamencie obejmującym okres przypadający na więcej niż jeden rok podatkowy trzeba sprawdzić, czy koszt można przypisać do poszczególnych okresów. Jeżeli nie, art. 15 ust. 4d przewiduje rozliczenie proporcjonalne do długości okresu.
Bardzo aktualne stanowisko pojawiło się w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 9 września 2026 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.243.2026.2.AP). Bank określał nabywane prawa jako licencje, ale opłaty były okresowe i odrębnie fakturowane. Organ uznał, że należy je traktować jako:
okresowe – odrębnie fakturowane – opłaty za możliwość korzystania z oprogramowania.
Dyrektor KIS wskazał w konsekwencji na bieżące rozliczanie kosztów według art. 15 ust. 4d-4e, a nie na amortyzację wartości niematerialnej i prawnej. Ta interpretacja bardzo dobrze pokazuje, że podatkowa kwalifikacja zależy od ekonomicznej treści umowy i modelu płatności.
Kiedy licencja może być wartością niematerialną i prawną?
Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście nabywa licencję spełniającą ustawowe warunki, może powstać wartość niematerialna i prawna podlegająca amortyzacji. Art. 16b ust. 1 ustawy o CIT wymienia licencje wprost.
Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: 1) (uchylony), 2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, 3) (uchylony), 4) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, 5) licencje, 6) prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej, 7) wartość stanowiącą równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how) – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.
W praktyce ważne są między innymi: sposób nabycia prawa, okres używania, możliwość gospodarczego wykorzystania oraz konstrukcja wynagrodzenia. Jednorazowy zakup trwałej licencji może prowadzić do innego wyniku niż odnawiana co miesiąc subskrypcja, nawet jeżeli oba dokumenty handlowe używają słowa license.
Dla składników o wartości początkowej do 10 000 zł ustawa przewiduje uproszczenie.
Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 16a i 16b, których wartość początkowa określona zgodnie z art. 16g nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Przy oprogramowaniu o większej wartości i przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok trzeba dodatkowo ustalić właściwy okres amortyzacji. Dla licencji na programy komputerowe ustawa przewiduje minimalny okres 24 miesięcy.
Z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 oraz art. 16ł ust. 1-3, okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż: 1) od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich – 24 miesiące.
Nieodliczony VAT może zwiększać koszt podatkowy
Przy czynnym podatniku VAT wykorzystującym SaaS wyłącznie do sprzedaży opodatkowanej podatek z importu usług jest zwykle odliczany. Wtedy ekonomicznym kosztem pozostaje przede wszystkim cena netto usługi. Inaczej wygląda sytuacja podatnika zwolnionego albo wykonującego działalność mieszaną, który nie odlicza całości VAT.
Ustawa o CIT przewiduje wyjątki od zasady wyłączającej VAT z kosztów. Dla usług SaaS znaczenie może mieć w szczególności VAT naliczony, którego podatnik nie może odliczyć.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów: a) podatek naliczony: – jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług, – w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, b) podatek należny: – w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług; kosztem uzyskania przychodów nie jest jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług, – w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, – od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości, c) kwota podatku od towarów i usług, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art. 16a-16m, lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji – w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
W przywołanej interpretacji z 9 września 2026 r. Dyrektor KIS zaakceptował bieżące rozpoznanie nieodliczonego VAT przy okresowych opłatach za korzystanie z oprogramowania. Dla podatnika zwolnionego z VAT oznacza to, że podatek zapłacony w związku z importem usług może mieć znaczenie dla podatku dochodowego, jeżeli spełnione są warunki kosztowe.
Co z jednoosobową działalnością gospodarczą?
W JDG opodatkowanej według skali albo podatkiem liniowym punktem wyjścia jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Konstrukcja ogólnego związku wydatku z przychodem jest zbliżona do CIT.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Przy trwałej licencji w PIT również funkcjonuje kategoria wartości niematerialnych i prawnych oraz próg 10 000 zł. Podatnik na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych znajduje się w innej sytuacji ekonomicznej, ponieważ zakup SaaS co do zasady nie obniża podstawy opodatkowania w taki sposób jak przy skali, podatku liniowym albo CIT.
Co sprawdzam przed zaksięgowaniem zagranicznej faktury za software?
W tego rodzaju sprawach zaczynam od identyfikacji podmiotu wystawiającego fakturę. Marka produktu często nie jest tożsama z podmiotem, który otrzymuje płatność. Grupa technologiczna może fakturować polskich klientów przez spółkę irlandzką, holenderską, brytyjską albo amerykańską. Ma to znaczenie dla VAT UE, właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i certyfikatu rezydencji.
Następnie analizuję warunki korzystania z oprogramowania. Szczególnie istotne są postanowienia o kopiowaniu, modyfikacji, liczbie użytkowników, sublicencji, dalszym udostępnianiu i przenoszeniu praw. Przy SaaS sprawdzam również, czy dostawca świadczy wyłącznie dostęp do funkcjonalności, czy wykonuje także przetwarzanie danych, doradztwo, wdrożenie albo inne świadczenia niematerialne.
Trzeci element to dokumentacja VAT. Przy dostawcy unijnym trzeba zweryfikować VAT UE i sposób wystawienia faktury. Przy podatniku zwolnionym dochodzi sprawdzenie VAT-9M i terminu zapłaty podatku. Jeżeli dostawca naliczył zagraniczny VAT, warto ustalić podstawę tego rozliczenia i możliwość korekty.
Na końcu ustalam sposób rozpoznania kosztu. Znaczenie ma okres subskrypcji, częstotliwość fakturowania, przewidywany okres używania i to, czy opłata daje trwałe prawo o cechach wartości niematerialnej i prawnej. Przy większych kontraktach księgowych i podatkowych problemów można uniknąć już na etapie negocjowania umowy oraz sposobu fakturowania poszczególnych elementów.
Przykład 1 – roczny abonament SaaS od spółki z Irlandii
Polska spółka z o.o. kupuje za 12 000 euro roczny dostęp do internetowego systemu do zarządzania projektami. Dostawca ma siedzibę w Irlandii. Spółka korzysta z programu wyłącznie na własne potrzeby. Regulamin nie daje prawa do modyfikacji kodu, sublicencjonowania ani dystrybucji programu.
W VAT miejscem świadczenia jest Polska na podstawie art. 28b. Spółka rozpoznaje import usług i, przy wykorzystaniu programu do działalności opodatkowanej, może co do zasady odliczyć odpowiadający mu VAT. Powinna również mieć prawidłową rejestrację VAT UE.
W WHT taki model odpowiada typowemu SaaS użytkownika końcowego. Przy braku praw do komercyjnej eksploatacji programu aktualna praktyka KIS pozwala przyjąć brak należności licencyjnej z art. 21 ust. 1 pkt 1. Trzeba jednak sprawdzić, czy pakiet nie obejmuje odrębnych usług doradczych albo przetwarzania danych.
Dla CIT abonament będzie najczęściej kosztem pośrednim. Jeżeli faktura obejmuje okres przypadający na dwa lata podatkowe, trzeba prawidłowo przyporządkować koszt do właściwych okresów według zasad z art. 15 ust. 4d i 4e.
Przykład 2 – licencja z szerokimi prawami i płatnym wdrożeniem
Polska spółka kupuje od zagranicznego producenta prawo do korzystania z programu przez czas nieoznaczony. Umowa przewiduje możliwość modyfikowania programu i udostępniania jego zmienionych wersji podmiotom z grupy. Osobno wyceniono analizę procesów, konfigurację, szkolenia i wsparcie przy uruchomieniu.
W VAT zarówno licencja, jak i usługi wdrożeniowe będą najczęściej rozliczane w Polsce jako import usług, jeżeli spełnione są warunki art. 28b i art. 17 ust. 1 pkt 4.
W WHT trzeba osobno zbadać część licencyjną i wdrożeniową. Szerokie prawa mogą prowadzić do kwalifikacji części wynagrodzenia jako należności licencyjnej. Usługi wdrożeniowe mogą natomiast zostać uznane za świadczenia doradcze. Dalszym etapem jest analiza właściwej UPO, certyfikatu rezydencji i należytej staranności.
W CIT trwałe nabycie licencji o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok może prowadzić do rozpoznania wartości niematerialnej i prawnej. Płatności za odrębne usługi wdrożeniowe wymagają własnej kwalifikacji i nie powinny być automatycznie utożsamiane z ceną nabycia licencji.
Przykład 3 – podatnik zwolniony z VAT kupuje SaaS z Niemiec
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT kupuje od niemieckiej spółki abonament do programu do fakturowania. Program jest używany wyłącznie w działalności, a przedsiębiorca jest jego użytkownikiem końcowym.
Przed zakupem trzeba sprawdzić rejestrację VAT UE. Nabycie usługi może stanowić import usług rozliczany w Polsce, mimo korzystania ze zwolnienia. Jeżeli przedsiębiorca nie składa JPK_V7 ani VAT-8, obowiązek może zostać wykonany przez VAT-9M. Podatek z importu może być dla niego realnym wydatkiem, ponieważ zwolnienie ogranicza prawo do odliczenia.
WHT przy czystym modelu end-user SaaS zwykle nie powstanie, o ile regulamin nie przyznaje praw do eksploatacji programu i usługa nie obejmuje świadczeń z katalogu art. 21 ust. 1 pkt 2a. Przy skali albo podatku liniowym sam wydatek na program oraz nieodliczony VAT mogą mieć znaczenie kosztowe zgodnie z zasadami PIT.
Najczęstsze problemy przy zakupie zagranicznego oprogramowania
Nazwa license na fakturze bywa myląca
W praktyce nazwa handlowa może obejmować zwykły abonament do programu. Dla WHT i kosztów podatkowych trzeba ustalić faktyczny zakres praw oraz model odpłatności. Aktualna interpretacja z 9 września 2026 r. pokazuje, że nawet opłata określana jako licencyjna może zostać uznana za okresową opłatę za korzystanie z oprogramowania.
Podatnik zwolniony z VAT może przeoczyć VAT-9M
Brak codziennych rozliczeń VAT sprzyja pomijaniu importu usług. Zagraniczna subskrypcja może stworzyć obowiązek zapłaty polskiego VAT i złożenia deklaracji. Przy dostawcy z UE dochodzi kwestia rejestracji VAT UE.
Jeden pakiet może zawierać świadczenia o różnych skutkach WHT
Abonament, wdrożenie, konsulting, migracja danych i szkolenia warto rozdzielić już w umowie i na fakturze, jeżeli odpowiada to rzeczywistemu modelowi współpracy. Ułatwia to ocenę art. 21 ustawy o CIT oraz zastosowanie właściwej UPO.
Roczna płatność wymaga sprawdzenia okresu kosztowego
Zapłata z góry za 12 lub 24 miesiące nie powinna być automatycznie utożsamiana z kosztem jednego miesiąca. Trzeba ustalić okres, którego dotyczy opłata, i zastosować zasady właściwe dla kosztów pośrednich albo wartości niematerialnych i prawnych.
Podsumowanie
Przy zakupie SaaS albo oprogramowania od zagranicznej firmy trzy podatki trzeba analizować niezależnie. W VAT typowy model B2B prowadzi do importu usług rozliczanego w Polsce. Czynny podatnik może zwykle odliczyć VAT w zakresie wykorzystania programu do działalności opodatkowanej, natomiast podatnik zwolniony może mieć obowiązek realnej zapłaty podatku i złożenia VAT-9M.
W WHT zasadnicze znaczenie ma zakres uprawnień wynikających z umowy. Czysty SaaS i licencja end-user na własne potrzeby są obecnie korzystnie oceniane w interpretacjach KIS. Szerokie prawa do programu, usługi doradcze, wdrożeniowe lub przetwarzanie danych wymagają pogłębionej analizy art. 21 ustawy o CIT i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
W podatku dochodowym okresowa subskrypcja najczęściej stanowi bieżący koszt pośredni. Trwałe nabycie licencji o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok może prowadzić do rozpoznania wartości niematerialnej i prawnej. Znaczenie ma również sposób rozliczenia nieodliczonego VAT.
Z praktycznego punktu widzenia analiza powinna zaczynać się od umowy lub regulaminu, a następnie obejmować podmiot wystawiający fakturę, kraj jego rezydencji, zakres praw do programu, dodatkowe usługi, status VAT nabywcy oraz okres, którego dotyczy opłata. Przy większych i powtarzalnych kontraktach takie uporządkowanie dokumentacji pozwala ograniczyć ryzyko zarówno przy bieżącym księgowaniu, jak i podczas późniejszej kontroli.
Potrzebujesz indywidualnej analizy podatkowej?
Opisz krótko swoją sytuację i zakres zagadnień, które chcesz przeanalizować.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.