Refakturowanie kosztów a VAT i podatek dochodowy
Refakturowanie kosztów pojawia się w wielu umowach B2B. Przedsiębiorcy przenoszą na kontrahentów koszty mediów, transportu, licencji, usług kurierskich, podróży, noclegów, opłat administracyjnych albo innych wydatków poniesionych przy realizacji umowy. Podatkowo kluczowe jest jednak ustalenie, jaki charakter ma takie rozliczenie. Od tego zależy VAT, prawo do odliczenia, sposób dokumentowania oraz rozpoznanie przychodu i kosztu w CIT albo PIT.
W praktyce ten sam ekonomiczny rezultat – odzyskanie od kontrahenta 1 000 zł wcześniej poniesionego wydatku – może prowadzić do różnych skutków. Inaczej rozlicza się odsprzedaż usługi nabytej we własnym imieniu, inaczej zwrot wydatku poniesionego w imieniu i na rzecz kontrahenta, a jeszcze inaczej koszt stanowiący element ceny własnej usługi głównej. Samo użycie w umowie słowa refaktura nie rozstrzyga kwalifikacji podatkowej.
Czym jest refakturowanie kosztów?
Ustawa o VAT nie posługuje się odrębnym rodzajem dokumentu nazwanym refakturą. W praktyce jest to zwykła faktura dokumentująca odsprzedaż towaru albo usługi, którą podatnik wcześniej nabył we własnym imieniu, lecz ekonomicznie na rzecz innego podmiotu. W odniesieniu do usług podstawę tego mechanizmu stanowi art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.
W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Przepis wprowadza fikcję prawną dwóch kolejnych świadczeń. Podmiot pośredniczący jest traktowany najpierw jako nabywca, a następnie jako świadczący tę samą usługę swojemu kontrahentowi. Z tego względu refakturowanie co do zasady wywołuje skutki w VAT tak jak własna sprzedaż podatnika.
Bardzo wyraźnie potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z dnia 22 września 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.567.2026.3.ICZ). Organ analizował przenoszenie kosztów mediów pomiędzy wspólnotami mieszkaniowymi po cenie zakupu, bez marży. Wskazał, że wynik finansowy równy zero nie zmienia charakteru czynności na gruncie VAT.
nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.
W praktyce oznacza to, że brak zarobku na refakturze nie powoduje jej podatkowej neutralności. Jeżeli podatnik kupuje usługę na siebie, a następnie odsprzedaje ją kontrahentowi, powstaje odrębna czynność, którą trzeba ocenić pod kątem opodatkowania VAT, stawki, momentu powstania obowiązku podatkowego i prawa do odliczenia.
Refaktura a zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz kontrahenta
Najważniejsze rozróżnienie dotyczy tego, w czyim imieniu został poniesiony wydatek. Jeżeli faktura od pierwotnego dostawcy jest wystawiona na podatnika, a podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, późniejsze obciążenie kontrahenta najczęściej ma charakter odsprzedaży. Inny model przewiduje art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT.
Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot: 3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Ta regulacja dotyczy rzeczywistego zwrotu wydatku poniesionego za klienta. Warunki muszą być spełnione łącznie. Wydatek ma być poniesiony w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, powinien być udokumentowany, a u podatnika ma mieć charakter przejściowej pozycji rozrachunkowej. Typowym przykładem może być opłata uiszczona przez pełnomocnika bezpośrednio w imieniu klienta, jeżeli z dokumentów i stosunku prawnego wynika, że zobowiązanym ekonomicznie i prawnie jest klient.
Konsekwencją takiej kwalifikacji jest również ograniczenie prawa do odliczenia. Zgodnie z art. 88 ust. 1a ustawy o VAT:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do wydatków, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3.
W mojej ocenie właśnie ten punkt powinien być sprawdzany jako pierwszy. Jeżeli przedsiębiorca jest wskazany jako nabywca usługi, sam zawiera umowę z dostawcą i działa we własnym imieniu, trudno traktować późniejszą płatność kontrahenta jako techniczny zwrot cudzego wydatku. W takim układzie właściwym punktem wyjścia jest refaktura albo uznanie wydatku za element wynagrodzenia za usługę główną.
| Kwestia | Refaktura – nabycie we własnym imieniu | Zwrot wydatku – art. 29a ust. 7 pkt 3 VAT |
|---|---|---|
| Kto jest nabywcą pierwotnego świadczenia? | Podatnik przenoszący koszt. | Kontrahent; podatnik działa w jego imieniu i na jego rzecz. |
| Skutek w VAT | Co do zasady dochodzi do odsprzedaży i własnej czynności podatnika. | Kwota spełniająca warunki przepisu pozostaje poza podstawą opodatkowania. |
| Prawo do odliczenia VAT | Możliwe na zasadach ogólnych, jeżeli zakup służy czynnościom opodatkowanym. | Art. 88 ust. 1a wyłącza odliczenie dla wydatku objętego art. 29a ust. 7 pkt 3. |
| Dokumentowanie | Zasadniczo faktura, jeżeli zachodzi obowiązek fakturowania sprzedaży. | Rozliczenie zwrotu nie jest sprzedażą VAT; dokument zależy od charakteru rozrachunku. |
| Podatek dochodowy | Najczęściej przychód z odsprzedaży i odpowiadający mu koszt podatkowy, jeżeli spełnione są warunki KUP. | Neutralność wymaga odrębnej oceny przepisów CIT albo PIT dotyczących zwrotu wydatków. |
Trzeci wariant: wydatek jako element ceny usługi głównej
W praktyce część wydatków przenoszonych na klienta nie tworzy samodzielnej odsprzedaży. Jeżeli koszt jest nierozerwalnie związany z wykonaniem własnej usługi i z ekonomicznego punktu widzenia stanowi element jej ceny, rozdzielenie go na osobną pozycję faktury nie musi zmieniać charakteru świadczenia. Dotyczy to przykładowo kosztów podróży, noclegów albo przesyłek, gdy wykonawca ponosi je w celu realizacji własnego zobowiązania umownego, a klient płaci jedno wynagrodzenie obejmujące również te wydatki.
Przy analizie trzeba zatem ustalić, czy kontrahent rzeczywiście nabywa odrębne świadczenie, czy otrzymuje jedną usługę, której cena jest kalkulowana jako wynagrodzenie podstawowe powiększone o określone koszty. Znaczenie mają postanowienia umowy, sposób ustalania ceny, możliwość skorzystania z danego świadczenia niezależnie oraz ekonomiczny cel transakcji.
Przykładowo osobne wykazanie na fakturze pozycji koszty podróży 2 000 zł nie przesądza jeszcze o refakturowaniu biletu lotniczego albo hotelu. Jeżeli podróż odbywa pracownik wykonawcy, aby zrealizować własną usługę doradczą lub techniczną, wydatki mogą stanowić element podstawy opodatkowania tej usługi głównej.
Jaka stawka VAT przy refakturowaniu?
Jeżeli mamy do czynienia z rzeczywistą odsprzedażą odrębnego świadczenia, punktem wyjścia jest stawka albo zwolnienie właściwe dla tego świadczenia. Podmiot refakturujący nie stosuje automatycznie stawki swojej podstawowej działalności tylko dlatego, że refaktura jest wystawiana obok głównej faktury. Jednocześnie stawki z faktury pierwotnej nie należy kopiować mechanicznie, jeżeli okoliczności wskazują, że przenoszony koszt jest częścią świadczenia złożonego.
Praktyczne potwierdzenie pierwszej z tych zasad zawiera interpretacja Dyrektora KIS z dnia 3 lipca 2025 r. (nr 0112-KDIL1-2.4012.174.2025.2.MR). W sprawie mediów odsprzedawanych najemcom organ zaakceptował stosowanie stawek właściwych dla poszczególnych mediów.
Odsprzedaż (…) mediów powinni Państwo fakturować jako usługi opodatkowane stawką VAT właściwą dla danego towaru lub usługi.
W praktyce oznacza to konieczność oddzielnej kwalifikacji każdej kategorii kosztu. Inaczej może być opodatkowana energia, inaczej woda, inaczej usługa telekomunikacyjna, a jeszcze inaczej usługa objęta zwolnieniem. Jeżeli jednak dana pozycja stanowi element jednej usługi kompleksowej, właściwe rozliczenie może wynikać z zasad dotyczących świadczenia głównego.
Brak marży nie wyłącza VAT
Częstym założeniem jest traktowanie kwoty przenoszonej 1:1 jako neutralnego zwrotu. Na gruncie VAT wysokość marży nie rozstrzyga, czy dochodzi do świadczenia usługi. Jeżeli spełniona jest konstrukcja z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, odsprzedaż bez narzutu pozostaje odsprzedażą.
W przywołanej wcześniej interpretacji Dyrektora KIS z dnia 22 września 2026 r. organ podkreślił tę okoliczność przy rozliczeniach pomiędzy wspólnotami. Sam fakt, że wpływ od innych podmiotów odpowiadał dokładnie cenie zakupu i ekonomiczny wynik operacji wynosił zero, nie prowadził do wyłączenia czynności z VAT.
Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że argument brak marży jest istotny dla ekonomiki transakcji, lecz nie zastępuje analizy podatkowej. Trzeba ustalić, kto nabywał usługę, w czyim imieniu działał podatnik i jaki jest charakter świadczenia wobec kontrahenta.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy refakturze?
Moment rozliczenia VAT przy refakturze wynika z zasad właściwych dla odsprzedawanego świadczenia. Nie istnieje jedna odrębna reguła przewidująca, że każda refaktura jest rozliczana w dacie otrzymania faktury od pierwotnego dostawcy.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.
Dla części świadczeń ustawodawca przewidział reguły szczególne. W praktyce refakturowania szczególne znaczenie mają media, najem, dzierżawa, leasing, usługi telekomunikacyjne oraz część usług o charakterze ciągłym.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą: 4) wystawienia faktury z tytułu: a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona albo zostanie wystawiona z opóźnieniem, znaczenie ma art. 19a ust. 7 ustawy o VAT:
W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.
W odniesieniu do refakturowanych mediów podobne podejście potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 26 maja 2021 r. (nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG). W opisanym modelu media były rozliczane osobno od czynszu.
obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia przez Wnioskodawcę faktury (refaktury).
W innych przypadkach trzeba wrócić do reguły właściwej dla konkretnej usługi. Z tego względu przy regularnym refakturowaniu warto ustalić procedurę określającą, kiedy świadczenie uważa się za wykonane, czy jest rozliczane w okresach rozliczeniowych oraz jaki termin fakturowania wynika z ustawy i umowy.
Czy można odliczyć VAT z faktury pierwotnej?
Przy klasycznej refakturze prawo do odliczenia ocenia się na zasadach ogólnych. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Jeżeli podatnik nabywa usługę, a następnie odsprzedaje ją jako czynność opodatkowaną, związek zakupu ze sprzedażą może uzasadniać odliczenie podatku naliczonego. W interpretacji z dnia 3 lipca 2025 r. dotyczącej mediów Dyrektor KIS potwierdził pełne odliczenie w stanie faktycznym, w którym zakupione media były następnie refakturowane na najemców i wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
Inaczej działa art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT. Jeżeli podatnik jedynie finansuje przejściowo cudzy wydatek, ponoszony w imieniu i na rzecz kontrahenta, art. 88 ust. 1a wyłącza odliczenie. Te dwa reżimy są więc ze sobą logicznie powiązane: przy odsprzedaży podatnik rozlicza własną sprzedaż i może mieć prawo do odliczenia, natomiast przy rzeczywistym zwrocie cudzego wydatku kwota pozostaje poza podstawą VAT i pośrednik nie odlicza podatku z tego wydatku.
Refakturowanie kosztów a CIT
Na gruncie CIT klasyczna refaktura najczęściej powoduje rozpoznanie dwóch zdarzeń. Po stronie podatnika powstaje przychód z kwoty należnej od kontrahenta oraz koszt odpowiadający wydatkowi poniesionemu na nabycie refakturowanego świadczenia, o ile wydatek spełnia warunki kosztu uzyskania przychodów. Ekonomiczny wynik transakcji może wynosić zero, ale księgowo i podatkowo występują przychód oraz koszt.
Za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, a także za przychody uzyskane z zysków kapitałowych, z wyłączeniem przychodów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 1, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Takie ujęcie potwierdza interpretacja Dyrektora KIS z dnia 17 lutego 2026 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.619.2025.3.PK). Sprawa dotyczyła między innymi refakturowania mediów i obciążania zleceniobiorców kosztami najmu.
W związku z tym powstaną w Spółce przychody z tego tytułu.
Organ jednocześnie zaakceptował zaliczenie powiązanych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w opisanych okolicznościach. Mechanizm jest więc zbliżony do sprzedaży kupionej wcześniej usługi: odsprzedaż tworzy przychód, a wydatek na nabycie może stanowić koszt, jeżeli zachodzi związek z przychodem i nie działa wyłączenie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
VAT należny nie zwiększa przychodu CIT
Przy podatnikach VAT czynnych kwotę przychodu należy dodatkowo oddzielić od podatku należnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 9 ustawy o CIT:
Do przychodów nie zalicza się: 9) należnego podatku od towarów i usług.
Jeżeli więc spółka refakturuje koszt 1 000 zł netto i dolicza 230 zł VAT, przychodem CIT z tej sprzedaży jest zasadniczo 1 000 zł, a nie 1 230 zł. Jeżeli koszt podatkowy zakupu również wynosi 1 000 zł, sama refaktura bez marży może nie tworzyć dochodu podatkowego, chociaż zwiększy zarówno przychody, jak i koszty spółki.
Kiedy zwrot wydatków może być neutralny w CIT?
Ustawa o CIT przewiduje odrębną regulację dla zwrotu wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów podatkowych. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT:
Do przychodów nie zalicza się: 6a) zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Warunek niezaliczenia do kosztów ma charakter materialny. Sam sposób zaksięgowania wydatku albo nazwanie zwrotu neutralnym rozrachunkiem w umowie nie wystarcza do wyłączenia przychodu, jeżeli na gruncie ustawy wydatek posiada charakter kosztowy.
To podejście bardzo dobrze ilustruje interpretacja Dyrektora KIS z dnia 27 lipca 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.317.2026.3.MF). Podatnik argumentował, że nie zalicza wydatków do kosztów i dlatego refundacja powinna być neutralna. Organ zakwestionował takie uproszczenie.
Jeżeli zwracane wydatki podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów.
W praktyce przy CIT trzeba zatem odpowiedzieć na dwa pytania. Pierwsze dotyczy charakteru wpływu od kontrahenta: czy jest to wynagrodzenie za odsprzedaż albo element własnej usługi, czy rzeczywisty zwrot określonego wydatku. Drugie dotyczy samego wydatku: czy zgodnie z ustawą może stanowić koszt uzyskania przychodów. Dopiero połączenie obu odpowiedzi pozwala ocenić, czy rozliczenie jest neutralne, czy należy wykazać przychód i koszt.
Refakturowanie kosztów a PIT
W działalności prowadzonej przez osobę fizyczną mechanizm jest zbliżony. Na skali podatkowej albo podatku liniowym kwota należna z tytułu odsprzedaży stanowi co do zasady przychód z działalności, a wydatek na nabycie refakturowanego świadczenia może być kosztem, jeżeli spełnia przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Analogicznie do CIT ustawa o PIT przewiduje wyłączenie dla określonych zwrotów. Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT:
Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się: 3a) zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Zasadę tę omówił Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 7 maja 2026 r. (nr 0114-KDWP.4011.48.2026.2.AS1). Organ powiązał opodatkowanie zwrotu z podatkowym charakterem wydatku.
zwrócone wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, stanowią przychody podatnika.
Dla przedsiębiorcy rozliczającego skalę albo podatek liniowy typowa refaktura bez marży może więc ekonomicznie skompensować się przez przychód i koszt. Nadal trzeba jednak prawidłowo określić moment ich rozpoznania, rodzaj kosztu oraz ewentualne ograniczenia z art. 23 ustawy o PIT.
Szczególna ostrożność przy ryczałcie
Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych sytuacja wymaga osobnej analizy, ponieważ podatek jest liczony od przychodu, a poniesiony koszt nie obniża podstawy opodatkowania. Jeżeli kwota refaktury stanowi przychód z działalności, ekonomiczna neutralność rozliczenia 1:1 nie oznacza neutralności podatkowej. Przedsiębiorca może zapłacić ryczałt od kwoty odzyskanego wydatku, mimo że na samej operacji nie uzyskał marży.
W takim modelu trzeba dodatkowo ustalić właściwą stawkę ryczałtu dla danego przychodu. Ocena zależy od charakteru przenoszonego świadczenia oraz modelu umownego. Z tego względu przy regularnych i istotnych kwotach refakturowanych kosztów warto przeanalizować skutki ryczałtowe już na etapie konstruowania umowy z kontrahentem.
Przykład 1 – licencja kupiona na podatnika i odsprzedana kontrahentowi
Spółka A kupuje roczny dostęp do oprogramowania za 12 000 zł netto plus 2 760 zł VAT. Faktura dostawcy jest wystawiona na spółkę A. Z umowy z klientem B wynika, że licencja jest wykorzystywana wyłącznie przez B, a A przenosi jej koszt 1:1 bez marży.
W takim modelu A nabywa usługę we własnym imieniu. Jeżeli świadczenie jest odrębne od pozostałych usług A, przeniesienie kosztu może stanowić odsprzedaż. Spółka A wystawia fakturę na B z właściwym VAT. Przy spełnieniu ogólnych warunków odlicza VAT naliczony z faktury zakupu. W CIT rozpoznaje przychód netto z odsprzedaży oraz koszt podatkowy zakupu, o ile spełnione są przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
| Pozycja | VAT | CIT – uproszczenie |
|---|---|---|
| Zakup licencji | 2 760 zł VAT naliczonego, potencjalnie do odliczenia | 12 000 zł kosztu, jeśli spełnione są warunki KUP |
| Refaktura 1:1 | 2 760 zł VAT należnego przy założeniu stawki 23% | 12 000 zł przychodu netto |
| Ekonomiczny wynik | VAT może się skompensować w rozliczeniu | 0 zł dochodu na samej odsprzedaży |
Przykład ma charakter uproszczony. W praktyce trzeba dodatkowo zbadać moment powstania przychodu i kosztu, ewentualne ograniczenia w odliczeniu VAT oraz to, czy licencja rzeczywiście stanowi odrębne świadczenie wobec klienta.
Przykład 2 – opłata uiszczona w imieniu klienta
Pełnomocnik dokonuje płatności opłaty administracyjnej, która zgodnie z przepisami i dokumentami obciąża bezpośrednio klienta. Z pełnomocnictwa oraz rozliczenia wynika, że działa w imieniu i na rzecz klienta, a wydatek ujmuje przejściowo jako rozrachunek do zwrotu. Klient zwraca dokładnie zapłaconą kwotę.
Jeżeli wszystkie przesłanki art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT są spełnione, zwrócona kwota pozostaje poza podstawą opodatkowania VAT. Pośrednik nie odlicza VAT z takiego wydatku na podstawie art. 88 ust. 1a. Na gruncie podatku dochodowego trzeba osobno sprawdzić art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT albo art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT i ustalić, czy wydatek ma charakter kosztu podatkowego po stronie pośrednika.
Przykład 3 – koszty podróży pracownika wykonawcy
Firma doradcza realizuje projekt za 50 000 zł. Umowa przewiduje dodatkowo zwrot kosztów przejazdów i noclegów jej pracowników. Pracownicy podróżują wyłącznie po to, aby firma mogła wykonać własną usługę dla klienta. Faktury hotelowe i transportowe są wystawiane na wykonawcę.
W takim przypadku samo odrębne wskazanie kosztów na fakturze nie przesądza o refakturowaniu. Trzeba zbadać, czy klient nabywa od firmy odrębną usługę noclegową lub transportową, czy zwraca element kalkulacyjny ceny usługi doradczej. Jeżeli koszty podróży są składnikiem wynagrodzenia za usługę główną, mogą podlegać zasadom właściwym dla tej usługi, w tym jej stawce VAT.
Jak ułożyć prawidłowe rozliczenie w umowie i księgowości?
Najbezpieczniej jest zacząć od modelu prawnego, a dopiero później od sposobu fakturowania. Umowa powinna jasno wskazywać, kto zawiera umowę z pierwotnym dostawcą, kto jest nabywcą świadczenia, kto ponosi jego ekonomiczny ciężar oraz czy kontrahent ma zwrócić dokładny koszt, koszt powiększony o marżę, czy określony składnik ceny usługi głównej.
W przypadku refaktury warto określić również zasady alokacji kosztu. Przy mediach może to być licznik, powierzchnia, liczba użytkowników albo inny obiektywny klucz. Przy usługach wspólnych dla kilku kontrahentów istotne jest udokumentowanie sposobu podziału. Pozwala to wyjaśnić, skąd wynika kwota wykazana na fakturze oraz dlaczego odpowiada określonej części zakupionego świadczenia.
Kolejny etap to kwalifikacja VAT. Trzeba ustalić, czy świadczenie jest odrębne, jaka stawka lub zwolnienie ma zastosowanie, kiedy powstaje obowiązek podatkowy i czy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Przy rzeczywistym zwrocie wydatku z art. 29a ust. 7 pkt 3 należy zadbać o dokumenty potwierdzające działanie w imieniu i na rzecz kontrahenta oraz o prawidłowe ujęcie przejściowe w ewidencji.
Na końcu trzeba przełożyć ten sam model na CIT albo PIT. Jeżeli mamy do czynienia z odsprzedażą, typowym skutkiem jest przychód oraz odpowiadający mu koszt. Jeżeli podatnik chce zastosować wyłączenie dla zwrotu wydatków niezaliczonych do kosztów, powinien wykazać, że przesłanki art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT albo art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT rzeczywiście są spełnione. Sam opis księgowy nie zastępuje kwalifikacji wynikającej z ustawy.
Najczęstsze błędy przy refakturowaniu kosztów
Pierwszym błędem jest traktowanie każdego zwrotu kosztu jako czynności neutralnej podatkowo. W VAT kluczowe jest ustalenie, czy podatnik nabył świadczenie we własnym imieniu. W CIT i PIT znaczenie ma również podatkowy charakter poniesionego wydatku.
Drugim błędem jest automatyczne kopiowanie stawki VAT z faktury pierwotnej bez sprawdzenia, czy odsprzedawane świadczenie pozostaje samodzielne. Przy świadczeniach złożonych koszt może podzielać sposób opodatkowania usługi głównej. Sama nazwa pozycji na fakturze nie przesądza kwalifikacji.
Trzecim problemem jest rozliczanie VAT dopiero w momencie otrzymania faktury od dostawcy. Refaktura nie posiada jednego autonomicznego momentu podatkowego. Trzeba stosować przepisy właściwe dla danej usługi, a przy mediach i innych świadczeniach wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 uwzględnić reguły szczególne.
Czwarty błąd pojawia się przy ryczałcie. Przedsiębiorca zakłada, że skoro nie zarabia na refakturze, kwota nie wpłynie na podatek. Ryczałt jest podatkiem od przychodu, dlatego brak kosztowego skompensowania wydatku może prowadzić do realnego obciążenia podatkowego.
Podsumowanie
Refakturowanie kosztów wymaga ustalenia rzeczywistego modelu transakcji. Jeżeli podatnik nabywa usługę we własnym imieniu i odsprzedaje ją kontrahentowi, art. 8 ust. 2a ustawy o VAT nakazuje traktować go jak nabywcę, a następnie usługodawcę. Brak marży pozostaje bez wpływu na samą kwalifikację odsprzedaży. W VAT trzeba ustalić stawkę, moment obowiązku podatkowego i prawo do odliczenia.
Jeżeli wydatek został rzeczywiście poniesiony w imieniu i na rzecz kontrahenta, może znaleźć zastosowanie art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT. Wówczas zwrot udokumentowanego wydatku spełniającego przesłanki przepisu pozostaje poza podstawą opodatkowania, a art. 88 ust. 1a wyłącza odliczenie podatku naliczonego.
W CIT i PIT klasyczna refaktura najczęściej prowadzi do wykazania przychodu i odpowiadającego mu kosztu. Wyłączenia dotyczące zwrotu wydatków niezaliczonych do kosztów trzeba stosować zgodnie z ich ustawowymi przesłankami. Szczególnej uwagi wymaga ryczałt, gdzie koszt nie pomniejsza podstawy opodatkowania. Dlatego prawidłowe rozliczenie powinno zaczynać się od analizy umowy i charakteru świadczenia, a dopiero później od wystawienia faktury albo innego dokumentu rozliczeniowego.
Potrzebujesz indywidualnej analizy podatkowej?
Opisz krótko swoją sytuację i zakres zagadnień, które chcesz przeanalizować.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.