Praca zdalna dla zagranicznej firmy z Polski – PIT i ZUS
Praca zdalna dla zagranicznej firmy coraz częściej wygląda bardzo prosto od strony biznesowej: pracownik mieszka w Polsce, podpisuje umowę z firmą z Niemiec, Holandii, Wielkiej Brytanii albo Stanów Zjednoczonych i wykonuje wszystkie obowiązki z własnego mieszkania. Podatkowo i składkowo taki model wymaga jednak rozdzielenia kilku odrębnych zagadnień.
Jednym z pytań, które regularnie pojawiają się w praktyce doradczej, jest to, czy sama zagraniczna siedziba pracodawcy powoduje obowiązek płacenia podatku albo składek za granicą. W większości analiz zaczynam od czterech elementów: rodzaju umowy, rezydencji podatkowej osoby wykonującej pracę, miejsca faktycznego wykonywania obowiązków oraz zasad koordynacji ubezpieczeń społecznych właściwych dla państwa pracodawcy.
Dla osoby pracującej stale z Polski na umowie o pracę częstym rezultatem jest polski PIT oraz polski ZUS, mimo że pracodawca ma siedzibę za granicą i wynagrodzenie trafia z zagranicznego rachunku bankowego. Przy kontrakcie B2B analiza wygląda inaczej: podatnik rozlicza przychód w ramach polskiej działalności gospodarczej i co do zasady sam pozostaje płatnikiem własnych składek. Praca hybrydowa, regularne wyjazdy do kraju pracodawcy albo aktywność wykonywana w kilku państwach mogą istotnie zmienić wynik.
| Typowy model | PIT | Ubezpieczenia społeczne |
|---|---|---|
| Umowa o pracę, polski rezydent, 100% pracy z Polski, zagraniczny pracodawca bez polskiego płatnika | Co do zasady rozliczenie w Polsce; pracownik sam wpłaca zaliczki na podstawie art. 44 ustawy o PIT | Przy pracodawcy z UE/EOG/Szwajcarii co do zasady polskie ustawodawstwo jako miejsce faktycznego wykonywania pracy |
| Umowa o pracę, praca częściowo w Polsce i częściowo za granicą | Trzeba przyporządkować wynagrodzenie do miejsc wykonywania pracy i zastosować właściwą UPO | Trzeba ustalić jedno ustawodawstwo właściwe według zasad koordynacji, często z dokumentem A1 |
| Polska JDG, kontrakt B2B z zagranicznym klientem | Przychód z działalności rozliczany w Polsce według wybranej formy opodatkowania, z uwzględnieniem UPO i ewentualnego zagranicznego zakładu | Składki wynikają z prowadzenia polskiej działalności, z uwzględnieniem przepisów o koordynacji przy aktywności w więcej niż jednym państwie |
Najważniejsza zasada: miejsce pracy i rezydencja są ważniejsze niż kraj siedziby firmy
W podatku dochodowym pierwszym krokiem jest ustalenie rezydencji podatkowej. Polski rezydent podlega w Polsce co do zasady opodatkowaniu od całości swoich dochodów, również wtedy, gdy wynagrodzenie wypłaca podmiot zagraniczny. W przypadku osoby, która nie jest polskim rezydentem, znaczenie uzyskuje z kolei miejsce źródła dochodu, a przy pracy najemnej polska ustawa wprost odwołuje się do miejsca wykonywania pracy.
„Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy)”.
„Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która: 1) posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub 2) przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym”.
Dla osoby nieposiadającej polskiej rezydencji znaczenie ma art. 3 ust. 2b pkt 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym:
„Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ust. 2a, uważa się w szczególności dochody (przychody) z: 1) pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia”.
Krajowe reguły stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Art. 4a ustawy o PIT stanowi:
„Przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska”.
Mówiąc prościej, przy osobie mieszkającej i pracującej z Polski punkt wyjścia jest silnie związany z Polską. Zagraniczny rachunek bankowy pracodawcy, waluta wynagrodzenia czy miejsce podpisania umowy stanowią elementy dokumentacyjne, natomiast samą pracę należy lokalizować tam, gdzie pracownik fizycznie wykonuje swoje obowiązki.
Umowa o pracę: praca wykonywana z Polski zwykle prowadzi do PIT w Polsce
Reguły dotyczące wynagrodzenia pracowniczego w większości polskich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania są zbudowane podobnie do art. 15 Modelowej Konwencji OECD. Dobrze pokazuje to umowa polsko-niemiecka, która jest częstym punktem odniesienia przy pracy zdalnej wykonywanej z Polski dla firmy z Niemiec.
„Z zastrzeżeniem postanowień artykułów 16, 17, 18 i 19 uposażenia, płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje z pracy najemnej, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że praca najemna wykonywana jest w drugim Umawiającym się Państwie. Jeżeli praca jest tak wykonywana, to otrzymywane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim Państwie”.
„Bez względu na postanowienia ustępu 1 niniejszego artykułu wynagrodzenie, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie otrzymuje z pracy najemnej, wykonywanej w drugim Umawiającym się Państwie, podlega opodatkowaniu tylko w pierwszym Państwie, jeżeli: a) odbiorca przebywa w drugim Państwie przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas dwunastomiesięcznego okresu, rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym, i b) wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim Państwie, i c) wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład, który pracodawca posiada w drugim Państwie”.
Przy polskim rezydencie zatrudnionym przez niemiecką spółkę, który wszystkie obowiązki wykonuje z Polski, praca nie jest wykonywana w Niemczech. Sam fakt, że pracodawca znajduje się w Niemczech, nie uruchamia zatem niemieckiego prawa do opodatkowania wynagrodzenia na podstawie miejsca wykonywania pracy.
Z praktycznego punktu widzenia szczególnie ważne jest prawidłowe rozumienie liczby 183 dni. Test 183 dni z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT służy ustalaniu polskiej rezydencji podatkowej. Test 183 dni w art. 15 ust. 2 umowy podatkowej działa przy pracy wykonywanej fizycznie w drugim państwie i stanowi tylko jeden z trzech warunków wyjątku dotyczącego pracy najemnej. Są to dwa odrębne testy, wykonywane na innych etapach analizy.
Jeżeli osoba pracuje część tygodnia z Polski, a część w biurze zagranicznego pracodawcy, wynik wymaga już ustalenia liczby dni pracy w każdym państwie, treści konkretnej umowy podatkowej, statusu pracodawcy oraz tego, czy wynagrodzenie jest ponoszone przez zakład w państwie wykonywania pracy. W praktyce warto wtedy prowadzić kalendarz dni roboczych z podziałem na państwa, ponieważ sama informacja o liczbie dni pobytu nie zawsze odpowiada liczbie dni faktycznej pracy.
Kto wpłaca zaliczki na PIT, gdy zagraniczny pracodawca nie jest polskim płatnikiem?
W typowym modelu zagraniczny pracodawca nie prowadzi w Polsce listy płac jako polski płatnik PIT. Ustawa przenosi wówczas obowiązek bieżącego wpłacania zaliczek na osobę otrzymującą wynagrodzenie ze stosunku pracy z zagranicy.
„Podatnicy osiągający dochody bez pośrednictwa płatników: 1) ze stosunku pracy z zagranicy, 2) z emerytur i rent z zagranicy, 3) z tytułów określonych w art. 13 pkt 2, 4 i 6-9, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt 1 – są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy, według zasad określonych w ust. 3a”.
Art. 44 ust. 3a ustawy o PIT określa sposób i termin ich obliczania:
„Podatnicy uzyskujący dochody, o których mowa w ust. 1a, są obowiązani w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dochód był uzyskany, a za grudzień – przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, wpłacać zaliczki miesięczne, stosując do uzyskanego dochodu najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. Za dochód, o którym mowa w zdaniu pierwszym, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody po odliczeniu miesięcznych kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 lub 9 oraz zapłaconych w danym miesiącu składek, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lub 2a. Przy obliczaniu zaliczki podatnik może stosować wyższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1”.
Bardzo dobrym, aktualnym przykładem jest interpretacja Dyrektora KIS z 12 marca 2026 r., nr 0115-KDIT2.4011.20.2026.1.MM. Dotyczyła polskiej rezydentki zatrudnionej przez niemiecką spółkę, wykonującej pracę zdalnie z miejsca zamieszkania w Polsce. Organ wskazał:
„Dodatkowo należy wskazać, że zagraniczny pracodawca, który nie posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby ani zakładu, nie ma obowiązku ani możliwości pełnienia funkcji płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W konsekwencji obowiązek rozliczenia podatku dochodowego spoczywa bezpośrednio na Pani jako podatniku, zgodnie z art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Dla pracownika oznacza to bieżący obowiązek samodzielnego obliczania zaliczek. W praktyce przed pierwszą wypłatą warto ustalić kwotę wynagrodzenia stanowiącą przychód podatkowy, sposób przeliczenia waluty, koszty uzyskania przychodu, składki podlegające odliczeniu oraz moment otrzymania wynagrodzenia. Przy regularnych wypłatach można na tej podstawie przygotować miesięczny schemat rozliczenia.
Jeżeli zagraniczny pracodawca pobiera równolegle podatek w swoim państwie, należy ustalić podstawę takiego potrącenia i porównać ją z właściwą umową o unikaniu podwójnego opodatkowania. W konkretnym przypadku właściwym rozwiązaniem może być korekta zagranicznego payrollu albo procedura zwrotu podatku za granicą. Sam fakt pobrania podatku przez zagraniczną firmę nie przesądza jeszcze, że podatek został pobrany zgodnie z umową i że można go bez ograniczeń odliczyć w Polsce.
ZUS przy zagranicznym pracodawcy: najpierw ustala się ustawodawstwo właściwe
PIT i ZUS należy analizować osobno. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania rozdziela prawo do opodatkowania dochodu. Ubezpieczenia społeczne w relacjach unijnych są ustalane według przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W rezultacie można dojść do tego samego państwa dla PIT i ZUS, ale wynika to z innych norm prawnych.
W relacjach objętych rozporządzeniem (WE) nr 883/2004 podstawową zasadę zawiera art. 11 ust. 1:
„Osoby, do których stosuje się niniejsze rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego Państwa Członkowskiego. Ustawodawstwo takie określane jest zgodnie z przepisami niniejszego tytułu”.
Dla pracy wykonywanej w jednym państwie kluczowy jest art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia (WE) nr 883/2004:
„Osoba wykonująca w Państwie Członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego Państwa Członkowskiego”.
Jeżeli więc pracownik mieszka w Polsce i stale, w pełnym wymiarze, wykonuje pracę z Polski dla pracodawcy z innego państwa UE, punktem wyjścia jest polski system ubezpieczeń społecznych jako system państwa faktycznego wykonywania pracy. Reguła ta jest szczególnie ważna przy ofertach określanych jako „100% remote from Poland”.
Na gruncie polskiej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych art. 6 ust. 1 pkt 1 stanowi:
„Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są: 1) pracownikami, z wyłączeniem prokuratorów”.
„Obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 1, 3, 12, 23 i 24”.
„Obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym”.
Ubezpieczenie zdrowotne jest regulowane odrębnie. Zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych:
„Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają: 1) osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem społecznym rolników, które są: a) pracownikami w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych”.
Przekładając to na praktykę, przy stałej pracy wykonywanej z Polski dla pracodawcy z UE trzeba od początku ustalić polskie zgłoszenia i rozliczenia składkowe albo zweryfikować, czy występuje szczególna podstawa do pozostania w systemie innego państwa. Sam zapis w umowie, że pracodawca jest np. niemiecki albo holenderski, nie przenosi ubezpieczeń do tego państwa.
Kto technicznie rozlicza składki w Polsce?
Przy zagranicznym pracodawcy duże znaczenie praktyczne ma art. 21 rozporządzenia wykonawczego (WE) nr 987/2009. Umożliwia on zorganizowanie rozliczeń w taki sposób, aby obowiązki płatnicze wykonywał pracownik w imieniu pracodawcy, przy zachowaniu podstawowej odpowiedzialności pracodawcy.
„Pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim”.
„Pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach”.
W praktyce występują zatem dwa modele. Zagraniczny pracodawca może sam zarejestrować się do rozliczeń w Polsce i wykonywać obowiązki płatnika. Może również zawrzeć z pracownikiem porozumienie przewidziane w art. 21 ust. 2, na podstawie którego pracownik technicznie wykonuje obowiązki składkowe w jego imieniu. Konstrukcja porozumienia powinna jasno określać sposób przekazywania środków, odpowiedzialność za deklaracje, terminy płatności i dostęp do dokumentacji.
W cytowanej wcześniej interpretacji Dyrektora KIS z 12 marca 2026 r. organ opisał ten mechanizm także od strony praktycznej i wskazał:
„Zatem zagraniczny pracodawca ma te same obowiązki w zakresie poboru i rozliczania składek, deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych, jak polski pracodawca. Natomiast obowiązki płatnika, który nie posiada w Polsce zakładu, oddziału czy przedstawicielstwa może przejąć pracownik płatnika”.
W tym samym rozstrzygnięciu Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym środki przekazywane pracownicy przez pracodawcę na sfinansowanie tej części składek, która zgodnie z przepisami obciąża pracodawcę, nie stanowiły jej dodatkowego przychodu. Taki model wymaga jednak ścisłego rozdzielenia wynagrodzenia pracownika od środków przekazywanych wyłącznie na wykonanie obowiązków pracodawcy.
Praca hybrydowa Polska – kraj pracodawcy: 25% i 50% mogą zmienić analizę ZUS
Sytuacja komplikuje się, gdy praca zdalna z Polski jest tylko częścią modelu. Pracownik może na przykład pracować dwa dni w tygodniu z mieszkania w Polsce i trzy dni w biurze w Niemczech. Wtedy aktywność jest zwyczajowo wykonywana w co najmniej dwóch państwach, a do ustalenia ustawodawstwa właściwego trzeba zastosować reguły dla pracy w wielu państwach oraz ewentualne wyjątki.
Dla klasycznej telepracy transgranicznej szczególne znaczenie ma porozumienie ramowe dotyczące telepracy transgranicznej opisane przez ZUS. Polska stosuje je od 1 lipca 2023 r. Porozumienie może pozwolić na pozostanie w systemie państwa siedziby pracodawcy, gdy telepraca w państwie zamieszkania wynosi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, a pozostałe warunki porozumienia są spełnione.
Dla podatnika oznacza to, że schemat „dwa dni w domu w Polsce, trzy dni w biurze pracodawcy za granicą” może wymagać zupełnie innej obsługi ZUS niż stała praca wykonywana 100% z Polski. Przy zastosowaniu wyjątku potrzebne jest odpowiednie rozstrzygnięcie instytucji właściwej i dokument A1 potwierdzający ustawodawstwo, któremu pracownik podlega.
ZUS wskazuje również, że ciągła telepraca w pełnym wymiarze, wykonywana bez ograniczenia czasowego wyłącznie w państwie zamieszkania, co do zasady prowadzi do zastosowania ogólnej zasady miejsca faktycznego wykonywania pracy. W takim modelu porozumienie przewidziane dla telepracy w przedziale co najmniej 25%, lecz poniżej 50%, nie jest właściwym instrumentem.
W praktyce przed podpisaniem umowy hybrydowej warto ustalić realny, a nie tylko deklarowany rozkład pracy. Jeżeli strony zapisują pracę 40% z Polski, a po kilku miesiącach pracownik faktycznie wykonuje z Polski 80-90% obowiązków, prawidłowość dokumentu A1 i całego modelu ubezpieczeniowego może wymagać ponownej oceny.
B2B z zagraniczną firmą: polska JDG zmienia sposób rozliczeń
Kontrakt B2B należy od początku oddzielić od umowy o pracę. W tym modelu zagraniczna spółka jest klientem polskiego przedsiębiorcy, a przychód jest rozliczany w ramach działalności gospodarczej. Znaczenie zachowuje rezydencja podatkowa przedsiębiorcy, treść właściwej umowy podatkowej i ewentualny zakład za granicą.
Definicję działalności gospodarczej zawiera art. 5a pkt 6 ustawy o PIT:
„Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej – oznacza to działalność zarobkową: a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową, b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż, c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych – prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9”.
Przy kontraktach, które organizacyjnie bardzo przypominają zatrudnienie pracownicze, trzeba uwzględnić również art. 5b ust. 1 ustawy o PIT:
„Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: 1) odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności, 2) są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności, 3) wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością”.
Z mojego punktu widzenia przy ofercie „B2B remote” warto przeanalizować przede wszystkim rzeczywistą samodzielność wykonawcy: możliwość organizowania czasu i miejsca pracy, odpowiedzialność za rezultat, ryzyko gospodarcze, sposób rozliczenia wynagrodzenia, możliwość obsługi innych klientów oraz zakres podporządkowania organizacyjnego. Te elementy mają większe znaczenie niż samo użycie w umowie słów „contractor” albo „independent consultant”.
Praktykę dotyczącą opodatkowania działalności wykonywanej dla zagranicznego kontrahenta dobrze obrazuje interpretacja Dyrektora KIS z 8 lipca 2026 r., nr 0115-KDIT1.4011.451.2026.2.JG. Sprawa dotyczyła polskiego przedsiębiorcy wykonującego usługi w Holandii. Przy założeniu, że działalność nie była prowadzona przez położony tam zakład, organ zaakceptował rozliczenie dochodu w Polsce. W uzasadnieniu wskazano, że przy polskiej rezydencji i braku zagranicznego zakładu dochód z działalności podlega opodatkowaniu w państwie rezydencji.
„Całość dochodu uzyskiwanego ze wskazanego źródła podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, na zasadach przewidzianych w polskim prawie podatkowym”.
Przy usługach wykonywanych faktycznie z Polski dla zagranicznego klienta podstawowy model jest więc oparty na polskiej działalności i polskim rozliczeniu PIT. Jeżeli przedsiębiorca zaczyna regularnie wykonywać usługi za granicą, korzysta tam ze stałej placówki, personelu albo zaplecza, trzeba dodatkowo zbadać ryzyko powstania zagranicznego zakładu.
ZUS przedsiębiorcy na B2B
Przy polskiej JDG obowiązek ubezpieczeniowy wynika z tytułu prowadzenia działalności, a zagraniczny klient nie przejmuje roli płatnika składek przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
„Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są: 5) osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi”.
„Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają na swój wniosek osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 7b, 8 i 10”.
„Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne w następujących okresach: 4) osoby prowadzące pozarolniczą działalność, z wyłączeniem osób, o których mowa w pkt 4a i 4b – od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone na podstawie art. 36aa oraz przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców”.
W zakresie ubezpieczenia zdrowotnego art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych stanowi:
„Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają: 1) osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem społecznym rolników, które są: c) osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą lub osobami z nimi współpracującymi, z wyłączeniem osób, które zawiesiły wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców lub przepisów o ubezpieczeniach społecznych lub ubezpieczeniu społecznym rolników”.
Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje działalność w więcej niż jednym państwie UE, polskie zasady krajowe trzeba zestawić z rozporządzeniem nr 883/2004. Wtedy ustala się jedno ustawodawstwo właściwe dla całej aktywności, a dokument A1 może potwierdzić, w którym państwie składki powinny być opłacane.
Umowa o pracę i B2B – różnice, które najczęściej mają znaczenie
| Element | Umowa o pracę z zagranicznym pracodawcą | Polska JDG i kontrakt B2B |
|---|---|---|
| Źródło przychodu | Stosunek pracy. Przy pracy z Polski zastosowanie ma reżim wynagrodzeń pracowniczych oraz art. 44 ustawy o PIT przy braku polskiego płatnika. | Pozarolnicza działalność gospodarcza, jeżeli model spełnia warunki działalności i nie zachodzą łącznie przesłanki z art. 5b ust. 1 ustawy o PIT. |
| Bieżący PIT | Pracownik może sam wpłacać miesięczne zaliczki do 20. dnia następnego miesiąca. | Przedsiębiorca rozlicza zaliczki albo ryczałt według wybranej formy opodatkowania. |
| ZUS | Najpierw ustala się ustawodawstwo właściwe. Przy stałej pracy z Polski dla pracodawcy z UE punktem wyjścia jest polski system. | Przedsiębiorca co do zasady podlega ubezpieczeniom z tytułu działalności. Przy działalności w wielu państwach wchodzą reguły koordynacji. |
| Kto obsługuje składki | Zagraniczny pracodawca albo pracownik działający w jego imieniu na podstawie art. 21 ust. 2 rozporządzenia 987/2009. | Sam przedsiębiorca jako płatnik własnych składek. |
| Znaczenie kraju klienta/pracodawcy | Istotne dla właściwej UPO i koordynacji zabezpieczenia społecznego, ale miejsce faktycznej pracy jest kluczowe. | Istotne dla UPO, ewentualnego zakładu i aktywności wykonywanej za granicą. Sam zagraniczny klient nie przenosi automatycznie opodatkowania. |
Czy praca zdalna z Polski może stworzyć zakład podatkowy zagranicznej firmy?
Po stronie samego pracownika najważniejsze są PIT i ubezpieczenia. Zagraniczny pracodawca powinien równolegle ocenić własne ryzyko podatkowe w Polsce. Stały pracownik wykonujący z Polski istotne czynności może w określonych okolicznościach prowadzić do powstania polskiego zakładu zagranicznego przedsiębiorstwa. Ocena zależy między innymi od rodzaju działalności firmy, znaczenia pracy wykonywanej w Polsce, sposobu korzystania z home office, uprawnień pracownika i trwałości całego modelu.
Aktualnym przykładem restrykcyjnego podejścia jest interpretacja Dyrektora KIS z 15 lipca 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.227.2026.2.ANK. Sprawa dotyczyła niemieckiej spółki posiadającej pracownika w Polsce, który wykonywał techniczne usługi odpowiadające podstawowej działalności spółki. Organ zwrócił uwagę:
„Pracownik zatrudniony w Polsce wykonuje zasadniczą działalność gospodarczą Spółki. Serwisanci zatrudnieni w kraju siedziby Spółki wykonują analogiczne obowiązki jak pracownik w Polsce”.
Dyrektor KIS przyjął w tej sprawie powstanie polskiego zakładu i wskazał:
„Mając na uwadze powyższe przepisy prawa podatkowego oraz opis sprawy, należy wskazać, że Spółka będzie posiadała na terytorium Polski zagraniczny zakład w rozumieniu art. 4a pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 5 Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec”.
Dla osoby otrzymującej ofertę pracy oznacza to, że warto zapytać pracodawcę, czy przeprowadził analizę polskiego zakładu i polskich obowiązków rejestracyjnych. Dla zagranicznej firmy szczególnego znaczenia nabierają stanowiska sprzedażowe, osoby negocjujące lub zawierające umowy, menedżerowie, a także pracownicy realizujący z Polski podstawową działalność operacyjną przedsiębiorstwa.
Pracodawca z USA, Wielkiej Brytanii albo innego państwa poza UE
Przy państwach spoza unijnego systemu koordynacji trzeba oddzielnie sprawdzić część podatkową i składkową. PIT nadal wymaga analizy polskiej rezydencji, miejsca wykonywania pracy i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ubezpieczenia społeczne zależą natomiast od tego, czy Polska ma z danym państwem umowę o zabezpieczeniu społecznym albo inny instrument koordynacyjny.
W przypadku Stanów Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii funkcjonują odrębne podstawy koordynacji zabezpieczenia społecznego. Ich konstrukcja i dokumenty wymagają sprawdzenia dla konkretnego modelu pracy. Przy państwie, z którym Polska nie ma odpowiedniej umowy, można dojść do sytuacji, w której polskie przepisy nakładają obowiązek ubezpieczeniowy, a państwo pracodawcy równolegle stosuje własne zasady. W sprawach tego rodzaju szczególnie ważne jest ustalenie rozwiązania przed pierwszym okresem rozliczeniowym.
W mojej ocenie określenie „zagraniczny pracodawca” jest zbyt szerokie, aby z góry przyjąć jeden schemat ZUS dla każdego państwa. Dla firmy z Niemiec analizę rozpoczyna się od rozporządzeń unijnych, dla firmy z USA od umowy o zabezpieczeniu społecznym, a dla innych państw punktem wyjścia może być prawo krajowe obu jurysdykcji.
Co warto ustalić przed podpisaniem umowy?
W tego rodzaju sprawach zwykle zaczynam analizę od projektu umowy oraz rzeczywistego modelu wykonywania pracy. Sam dokument powinien odpowiadać temu, jak współpraca będzie faktycznie wyglądała po rozpoczęciu zatrudnienia. Szczególne znaczenie mają miejsce zamieszkania pracownika, zakładana liczba dni pracy w Polsce i za granicą, podróże służbowe, możliwość pracy z innych państw oraz sposób nadzorowania obowiązków.
Następnie warto ustalić, czy zagraniczny pracodawca ma w Polsce spółkę, oddział, przedstawicielstwo, zakład albo inne zaplecze, które może wpływać na obowiązki płatnika. Przy ZUS trzeba ustalić państwo właściwego ustawodawstwa oraz model technicznego rozliczania składek. Jeżeli obowiązki ma wykonywać pracownik w imieniu zagranicznego pracodawcy, porozumienie z art. 21 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 powinno być przygotowane przed rozpoczęciem regularnych rozliczeń.
Przy kontrakcie B2B analiza powinna dodatkowo obejmować warunki samodzielności działalności, wybraną formę opodatkowania, składki przedsiębiorcy oraz ryzyko powstania zagranicznego zakładu, jeżeli usługi będą wykonywane również poza Polską. W praktyce o prawidłowym rozliczeniu często decyduje kilka szczegółów organizacyjnych, które w samej umowie mieszczą się w jednym lub dwóch zdaniach.
Praca zdalna dla zagranicznej firmy – najczęściej zadawane pytania
Czy pracując z Polski dla firmy z Niemiec płacę PIT w Niemczech?
Jeżeli jesteś polskim rezydentem i pracę najemną faktycznie wykonujesz z Polski, podstawowy model prowadzi do opodatkowania wynagrodzenia w Polsce. Przy wyjazdach do Niemiec trzeba wyodrębnić dni pracy wykonywane tam fizycznie i zastosować art. 15 umowy polsko-niemieckiej do tej części wynagrodzenia.
Czy zagraniczny pracodawca pobiera polskie zaliczki na PIT?
Przy zagranicznym pracodawcy bez polskiej siedziby lub zakładu typowy model opisany w art. 44 ust. 1a ustawy o PIT zakłada samodzielne wpłacanie zaliczek przez pracownika. Zaliczki są co do zasady wpłacane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania dochodu, na zasadach z art. 44 ust. 3a.
Czy 183 dni decyduje o wszystkim?
Liczba 183 dni pojawia się w dwóch różnych miejscach. W ustawie o PIT jest jedną z przesłanek polskiej rezydencji. W umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania występuje zwykle jako jeden z warunków wyjątku dla pracy najemnej wykonywanej w drugim państwie. Do pełnej analizy potrzebne są także pozostałe przesłanki umowy i rzeczywiste miejsce wykonywania pracy.
Czy zagraniczny pracodawca musi rozliczać ZUS w Polsce?
Jeżeli zgodnie z właściwymi przepisami pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń, zagraniczny pracodawca ma obowiązki związane z polskimi składkami. W relacjach unijnych art. 21 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 pozwala uzgodnić, że pracownik będzie wykonywał obowiązek zapłaty składek w imieniu pracodawcy. Takie uzgodnienie ma charakter techniczny i wymaga prawidłowego zawiadomienia właściwej instytucji.
Czy przy B2B z zagraniczną firmą płacę ZUS w Polsce?
Przy polskiej JDG podstawowym tytułem ubezpieczeniowym jest prowadzenie działalności pozarolniczej. Jeżeli działalność jest wykonywana także w innych państwach UE, trzeba zastosować reguły koordynacji i ustalić jedno właściwe ustawodawstwo. Sam fakt, że klient ma siedzibę za granicą, nie zmienia tytułu ubezpieczeniowego przedsiębiorcy.
Czy praca zdalna pracownika może powodować obowiązki podatkowe po stronie zagranicznej firmy?
Takie ryzyko istnieje, szczególnie gdy pracownik wykonuje w Polsce podstawową działalność przedsiębiorstwa, dysponuje istotnymi uprawnieniami albo polska obecność ma trwały charakter. Analiza zakładu jest odrębna od osobistego PIT pracownika i od ZUS, ale przy długoterminowej pracy zdalnej powinna być częścią wdrożenia modelu po stronie pracodawcy.
Potrzebujesz indywidualnej analizy podatkowej?
Opisz krótko swoją sytuację i zakres zagadnień, które chcesz przeanalizować.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.