Polska firma prowadzona z zagranicy
Spis treści
Polska firma prowadzona z zagranicy: kiedy emigracja nie kończy polskich podatków
Wyjazd z Polski nie oznacza automatycznie wyjazdu z polskiego systemu podatkowego. Szczególnie dobrze widać to w przypadku przedsiębiorców świadczących usługi zdalnie – programistów, informatyków, konsultantów czy przedstawicieli innych wolnych zawodów.
Scenariusz jest dziś zupełnie zwyczajny. Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, od kilku lat współpracuje z polskimi kontrahentami, a następnie przeprowadza się do Kanady, Japonii albo innego państwa. Nadal wystawia faktury tym samym klientom, korzysta z tego samego firmowego rachunku bankowego, a działalności w Polsce nie zamyka. Zmienia się właściwie tylko jedno: zamiast pracować przy biurku w Warszawie, Gdańsku czy Krakowie, otwiera laptop w Toronto albo Tokio.
- Czy przedsiębiorca nadal płaci PIT w Polsce?
- Czy powinien rozliczać podatek również za granicą?
- Czy jego mieszkanie za granicą może stać się „zakładem” przedsiębiorstwa?
- Co z VAT? A co ze składkami ZUS?
Problem polega na tym, że na każde z tych pytań może istnieć inna odpowiedź. Rezydencja podatkowa, miejsce opodatkowania zysków przedsiębiorstwa, VAT i ubezpieczenia społeczne są bowiem regulowane przez odrębne przepisy i posługują się innymi kryteriami.
1. Polski wpis do CEIDG nie przesądza o polskiej rezydencji podatkowej
Pierwszym zagadnieniem, które trzeba zbadać po przeprowadzce przedsiębiorcy za granicę, jest jego rezydencja podatkowa.
1. Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
1a. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
1) posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2) przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).
Już z samej konstrukcji tych przepisów wynika ważna rzecz. 183 dni nie stanowi magicznej granicy, po przekroczeniu której podatnik automatycznie przestaje być polskim rezydentem. Przesłanki z art. 3 ust. 1a zostały połączone spójnikiem „lub”. Podatnik może więc spędzać większą część roku poza Polską, a mimo to nadal spełniać krajową definicję polskiego rezydenta z uwagi na znajdujący się w Polsce ośrodek interesów życiowych.
W przypadku przedsiębiorcy istotne mogą być zatem nie tylko liczba dni spędzonych w poszczególnych państwach, lecz również miejsce zamieszkania małżonka i dzieci, posiadane mieszkanie, źródła dochodów, miejsce prowadzenia biznesu, rachunki bankowe, majątek, aktywność społeczna czy rzeczywisty zamiar osiedlenia się w określonym państwie.
Podatnik prowadził polską działalność gospodarczą, ale ponad 183 dni w roku przebywał i wykonywał usługi w Holandii. Jego rodzina i majątek pozostawały jednak w Polsce. Co szczególnie istotne, zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym nie był on uznawany za rezydenta podatkowego Holandii i nie posiadał tam zakładu. Dyrektor KIS uznał: „Okoliczności przedstawione we wniosku przesądzają, że (…) posiada Pan miejsce zamieszkania dla celów podatkowych (…) w Polsce”.
Organ stwierdził w konsekwencji, że podatnik posiada w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy, mimo że większą część roku faktycznie przebywał w Holandii.
Interpretacji tej nie można odczytywać jako zasady, zgodnie z którą pobyt za granicą przez ponad 183 dni jest podatkowo bez znaczenia. Przeciwnie – wynik sprawy był konsekwencją bardzo konkretnego stanu faktycznego, w tym zachowania silnych związków z Polską oraz braku holenderskiej rezydencji podatkowej.
2. A co, jeżeli oba państwa uznają przedsiębiorcę za swojego rezydenta?
Wtedy sama ustawa o PIT nie wystarczy.
Przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
To bardzo istotny przepis. Najpierw trzeba bowiem sprawdzić, czy zgodnie z prawem polskim dana osoba pozostaje polskim rezydentem. Następnie trzeba ustalić, jak traktuje ją państwo, do którego się przeprowadziła. Jeżeli oba państwa uznają podatnika za swojego rezydenta, rozstrzygnięcia należy szukać w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Jeżeli, stosownie do postanowień ustępu 1, osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w obu Umawiających się Państwach, wówczas status tej osoby fizycznej określa się według następujących zasad:
(a) osobę fizyczną uważa się za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym Państwie, w którym ta osoba ma stałe miejsce zamieszkania; jeżeli ta osoba ma stałe miejsce zamieszkania w obu Państwach, wówczas uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym Państwie, z którym ma ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze (ośrodek interesów życiowych);
(b) jeżeli nie jest możliwe ustalenie, w którym Państwie osoba fizyczna ma ośrodek interesów życiowych albo nie ma ona stałego miejsca zamieszkania w żadnym z Państw, wówczas osobę tę uważa się za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym Państwie, w którym zwykle przebywa;
(c) jeżeli osoba fizyczna przebywa zazwyczaj w obu Państwach lub nie przebywa zazwyczaj w żadnym z nich, wówczas będzie ona uważana za mającą miejsce zamieszkania tylko w tym Państwie, którego jest obywatelem; oraz
(d) jeśli osoba fizyczna jest obywatelem obu Państw lub nie jest obywatelem żadnego z nich, właściwe organy Umawiających się Państw rozstrzygną sprawę w drodze wzajemnego porozumienia.
Oznacza to, że osoba, która rzeczywiście przeprowadzi się do Kanady, zorganizuje tam swoje życie, będzie tam stale mieszkała i stanie się rezydentem Kanady, może w świetle umowy przestać być polskim rezydentem podatkowym, mimo że nadal posiada wpis w CEIDG, polski NIP i polskich klientów.
Co więcej, nie wolno automatycznie zakładać, że każda umowa zawarta przez Polskę zawiera identyczny mechanizm. Dobrym przykładem jest znacznie starsza umowa polsko-japońska.
Jeżeli stosownie do postanowień ust. 1 osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w obu Umawiających się Państwach, to właściwe władze określą w drodze wzajemnego porozumienia to Umawiające się Państwo, w którym osobę tę będzie się uważać za mającą miejsce zamieszkania w rozumieniu niniejszej umowy.
To dobry przykład pokazujący, dlaczego w sprawach dotyczących rezydencji nie wystarczy znać ogólnych reguł OECD. Trzeba przeczytać konkretną umowę obowiązującą pomiędzy Polską a państwem przeprowadzki, dodatkowo z uwzględnieniem zmian wynikających z Konwencji MLI.
3. Utrata polskiej rezydencji nie zawsze oznacza koniec opodatkowania działalności w Polsce
Drugim krokiem jest ustalenie, gdzie znajduje się przedsiębiorstwo dla potrzeb umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i czy powstał jego zagraniczny zakład. To problem odrębny od rezydencji.
W rozumieniu niniejszej Konwencji określenie „zakład” oznacza stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa.
Zyski przedsiębiorstwa Umawiającego się Państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą w drugim Umawiającym się Państwie przez położony tam zakład. Jeżeli przedsiębiorstwo wykonuje działalność gospodarczą w ten sposób, to zyski przedsiębiorstwa mogą być opodatkowanie w drugim Państwie, jednak tylko w takiej mierze, w jakiej mogą być przypisane temu zakładowi.
I właśnie tutaj pojawia się jedna z najczęstszych pułapek.
Załóżmy, że polski programista rzeczywiście przeniósł swoje miejsce zamieszkania do Kanady i – po zastosowaniu polsko-kanadyjskiej umowy – jest rezydentem Kanady. Sam fakt, że nie zamknął JDG w Polsce, nie oznacza jeszcze automatycznie, że cały dochód z tej działalności powinien być opodatkowany w Polsce.
Trzeba zbadać, czy działalność jest nadal prowadzona w Polsce poprzez zakład. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada już w Polsce stałej placówki, pracowników czy innej struktury pozwalającej przypisać Polsce zakład, zastosowanie reguły z art. 7 umowy może prowadzić do opodatkowania zysków przedsiębiorstwa wyłącznie w państwie rezydencji.
Możliwa jest jednak również sytuacja odwrotna. Podatnik pozostaje rezydentem Polski, ale przez dłuższy czas rzeczywiście prowadzi działalność z określonego miejsca za granicą. Wówczas należy sprawdzić, czy jego sposób działania nie powoduje powstania zakładu w drugim państwie. Samo wykonywanie pracy za granicą nie tworzy go automatycznie, ale stałe i rzeczywiście wykorzystywane miejsce prowadzenia podstawowej działalności gospodarczej wymaga już analizy art. 5 konkretnej umowy.
Pytanie „Gdzie mam działalność zarejestrowaną?” nie jest tożsame z pytaniem „W którym państwie zgodnie z umową powinny zostać opodatkowane zyski tego przedsiębiorstwa?”
4. A jeżeli klient nadal jest w Polsce?
To również nie rozwiązuje sprawy.
W biznesie internetowym łatwo ulec intuicji, że skoro pieniądze płaci polska spółka, faktura jest wystawiana w złotych, a umowę podpisano z przedsiębiorcą z polskim NIP-em, dochód musi być „polskim dochodem”.
W przypadku zysków przedsiębiorstwa umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania opierają się jednak przede wszystkim na rezydencji przedsiębiorcy oraz istnieniu zakładu, a nie na samym miejscu, w którym znajduje się kontrahent.
Programista może więc mieszkać i prowadzić działalność gospodarczą z Kanady, obsługując wyłącznie klientów z Polski, a mimo to – po spełnieniu odpowiednich warunków – jego zyski z działalności mogą podlegać opodatkowaniu w Kanadzie.
Możliwy jest też wariant odwrotny: polski rezydent prowadzący JDG może wykonywać usługi niemal wyłącznie dla kontrahenta zagranicznego, a dochód nadal rozliczać w Polsce. Tak właśnie wyglądał stan faktyczny przywołanej wcześniej interpretacji z 8 lipca 2026 r. – choć w tamtej sprawie usługi wykonywano fizycznie w Holandii, podatnik pozostał polskim rezydentem i – zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym – nie posiadał holenderskiego zakładu.
5. PIT to jedno, VAT to zupełnie inna mapa
Do częstych błędów należy również przenoszenie wniosków dotyczących rezydencji podatkowej bezpośrednio na VAT.
W przypadku typowych usług świadczonych przez przedsiębiorcę na rzecz innego przedsiębiorcy podstawowa reguła wynika z art. 28b ustawy o VAT:
1. Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2–4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.
2. W przypadku gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
3. W przypadku gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ust. 2, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
4. W przypadku świadczenia usług, które są przeznaczone wyłącznie na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych lub członków stowarzyszenia, do określenia miejsca świadczenia stosuje się odpowiednio przepisy art. 28c.
W typowej relacji B2B oznacza to, że miejsce, w którym fizycznie znajduje się programista, nie jest podstawowym kryterium ustalania miejsca świadczenia usługi.
Jeżeli zatem usługa informatyczna jest świadczona na rzecz przedsiębiorcy posiadającego siedzibę w Polsce, miejscem świadczenia będzie co do zasady Polska, nawet jeżeli usługodawca wykonuje całą pracę siedząc w mieszkaniu w Toronto. Jeżeli natomiast usługobiorcą będzie przedsiębiorca z Niemiec albo Kanady, zasadniczo zastosowanie znajdzie miejsce jego siedziby – z zastrzeżeniem szczególnych regulacji i ewentualnego stałego miejsca prowadzenia działalności.
Nie przesądza to jeszcze, kto rozlicza podatek. Jeżeli usługodawca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, może znaleźć zastosowanie mechanizm rozliczenia podatku przez polskiego nabywcę.
nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
a) usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4,
b) usługobiorcą jest:
– w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4,
– w przypadku transferu bonów jednego przeznaczenia, w przypadku których miejscem świadczenia usług, których te bony dotyczą, jest terytorium kraju – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15,
– w pozostałych przypadkach – podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4.
Dlatego odpowiedź: „jestem polskim albo kanadyjskim rezydentem podatkowym” nie odpowiada jeszcze na pytanie, jak wystawić fakturę VAT.
6. ZUS również nie podąża automatycznie za PIT
Jeszcze innymi zasadami rządzą się ubezpieczenia społeczne.
Tutaj szczególnie duże znaczenie ma państwo przeprowadzki. Z niektórymi krajami Polska posiada umowy o zabezpieczeniu społecznym, z innymi nie, a w stosunkach z państwami UE, EOG i Szwajcarią zastosowanie mają unijne regulacje koordynacyjne.
Dobrym przykładem jest Kanada. Umowa o zabezpieczeniu społecznym pomiędzy Polską a Kanadą obowiązuje od 1 października 2009 r.
Osoba pracująca na własny rachunek, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Strony i która pracuje na własny rachunek na terytorium drugiej Strony lub terytoriach obu Stron podlega, w odniesieniu do tej pracy, wyłącznie ustawodawstwu pierwszej Strony.
ZUS wyjaśnia zatem, że osoba mieszkająca w Polsce i prowadząca działalność zarówno w Polsce, jak i w Kanadzie, może na podstawie tej regulacji podlegać wyłącznie polskiemu ustawodawstwu w zakresie objętym umową.
Nie należy jednak mechanicznie przenosić tego rozwiązania na każde państwo.
Przykładowo Polska i Japonia podpisały umowę o zabezpieczeniu społecznym dopiero 15 kwietnia 2026 r. Jej celem jest właśnie m.in. stosowanie jednego ustawodawstwa i eliminowanie podwójnego oskładkowania. Na dzień 8 sierpnia 2026 r. nie jest to jednak jeszcze umowa, którą można traktować tak jak obowiązującą umowę polsko-kanadyjską: rząd przyjął projekt ustawy ratyfikacyjnej 9 lipca 2026 r. i skierował go do Sejmu 13 lipca 2026 r., gdzie otrzymał nr druku 2810.
| Kanada | Japonia | |
|---|---|---|
| Status umowy (stan na 8.08.2026) | Obowiązuje od 1 października 2009 r. | Podpisana 15 kwietnia 2026 r.; projekt ustawy ratyfikacyjnej w Sejmie (druk nr 2810) |
| Skutek dla przedsiębiorcy | Możliwe podleganie wyłącznie jednemu ustawodawstwu na podstawie umowy | Brak jeszcze podstaw do stosowania umowy jak obowiązującej |
To pokazuje, że nawet przy niemal identycznym modelu biznesowym sytuacja przedsiębiorcy pracującego z Toronto może różnić się od sytuacji przedsiębiorcy pracującego z Tokio.
7. A co, jeżeli przedsiębiorca nie ma JDG, tylko polską spółkę?
W przypadku spółki z o.o. problem staje się jeszcze ciekawszy, ponieważ trzeba oddzielić rezydencję wspólnika lub członka zarządu od rezydencji samej spółki.
1. Podatnicy, jeżeli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.
1a. Podatnik ma zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej między innymi, gdy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są prowadzone w sposób zorganizowany i ciągły bieżące sprawy tego podatnika na podstawie w szczególności:
1) umowy, decyzji, orzeczenia sądu lub innego dokumentu regulujących założenie lub funkcjonowanie tego podatnika, lub
2) udzielonych pełnomocnictw, lub
3) powiązań w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 5.
Polska spółka z o.o. nie przestaje więc być polskim podatnikiem CIT dlatego, że jej jedyny wspólnik albo prezes przeprowadził się do Kanady czy Japonii.
Może jednak pojawić się problem w drugim kierunku. Jeżeli osoba ta z zagranicznego mieszkania faktycznie podejmuje najważniejsze decyzje dotyczące przedsiębiorstwa, zawiera kontrakty, organizuje działalność i zarządza spółką, trzeba zbadać przepisy państwa, w którym przebywa. Państwo to może bowiem uznać, że na jego terytorium znajduje się miejsce faktycznego zarządu spółki albo że spółka posiada tam zakład.
Może więc powstać sytuacja, w której Polska uważa spółkę za polskiego rezydenta podatkowego, a drugie państwo – na podstawie własnego prawa – również rości sobie prawo do opodatkowania jej światowych dochodów. Dopiero wtedy trzeba zastosować reguły przewidziane w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Widać to dobrze na przykładzie umowy polsko-japońskiej w wersji zmodyfikowanej przez MLI. W odniesieniu do podmiotów innych niż osoby fizyczne przy podwójnej rezydencji właściwe organy obu państw mają podejmować starania w celu ustalenia rezydencji w drodze wzajemnego porozumienia, biorąc pod uwagę m.in. miejsce faktycznego zarządu i miejsce utworzenia podmiotu. Przy braku porozumienia dostęp do korzyści traktatowych może być ograniczony.
Przeniesienie za granicę jedynego członka zarządu niewielkiej spółki informatycznej może rodzić większe, a nie mniejsze komplikacje podatkowe niż przeprowadzka osoby prowadzącej JDG.
8. Co zatem należy ustalić przed przeprowadzką?
Przy działalności prowadzonej zdalnie analiza powinna być wykonywana w określonej kolejności:
- Rezydencja podatkowa osoby fizycznej – według prawa polskiego, prawa państwa przeprowadzki, a w razie konfliktu według właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
- Zakład przedsiębiorstwa – czy sposób prowadzenia działalności powoduje powstanie zakładu w którymkolwiek państwie.
- VAT – osobna analiza miejsca świadczenia usług i sposobu rozliczenia podatku.
- Ubezpieczenia społeczne – jeszcze osobno ustawodawstwo właściwe na gruncie umów o zabezpieczeniu społecznym lub regulacji unijnych.
Dopiero po wykonaniu tych kroków można odpowiedzieć na pozornie proste pytanie: „gdzie będę płacił podatki po przeprowadzce?”
Szczególnej ostrożności wymagają przypadki, w których przedsiębiorca pozostawia w Polsce rodzinę albo mieszkanie, zachowuje polską JDG, stale współpracuje z polskimi klientami, posiada jednocześnie mieszkanie i centrum aktywności gospodarczej za granicą albo zarządza z zagranicy polską spółką. W takich sytuacjach sama liczba dni spędzonych poza Polską mówi niewiele.
9. Emigracja nie wyłącza podatków jednym przełącznikiem
W działalności cyfrowej granice państw stały się znacznie mniej widoczne gospodarczo niż podatkowo. Programista może w piątek pracować z Gdańska, w poniedziałek z Tokio, mieć kontrahenta w Warszawie, serwer w Niemczech i rachunek firmowy w polskim banku. Z perspektywy biznesowej nadal wykonuje dokładnie tę samą usługę.
Z perspektywy podatkowej zmiana miejsca życia może jednak zmienić rezydencję podatkową przedsiębiorcy, państwo uprawnione do opodatkowania zysków firmy, ryzyko powstania zakładu, sposób rozliczenia VAT oraz system ubezpieczeń społecznych.
Zarówno twierdzenie: „mam polską działalność, więc wszystkie podatki nadal płacę w Polsce”, jak i odwrotne: „wyjechałem z Polski na ponad pół roku, więc Polska przestała mnie interesować podatkowo” – może okazać się błędne.
W przypadku działalności prowadzonej z zagranicy nie chodzi bowiem o ustalenie jednego „miejsca firmy”. Trzeba nałożyć na siebie kilka różnych map podatkowych – i dopiero zobaczyć, gdzie przebiegają ich granice.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.