Import usług – kiedy polska firma musi rozliczyć VAT od zagranicznej faktury
Polskie firmy coraz częściej otrzymują faktury od kontrahentów zagranicznych. Dotyczy to w szczególności usług reklamowych Google i Meta, oprogramowania i usług SaaS, hostingu, usług chmurowych, licencji, usług IT, doradztwa, pośrednictwa, rekrutacji czy dostępu do zagranicznych platform internetowych.
Samo otrzymanie faktury od zagranicznej firmy nie przesądza jeszcze sposobu rozliczenia VAT. O kwalifikacji transakcji decydują przede wszystkim miejsce świadczenia usługi, status usługodawcy i usługobiorcy oraz to, czy zagraniczny usługodawca posiada w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w danej transakcji.
W typowej transakcji B2B, w której polski przedsiębiorca kupuje usługę od zagranicznego podatnika, miejsce świadczenia ustala się zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Jeżeli miejscem świadczenia jest Polska, VAT rozlicza zasadniczo polski nabywca w ramach importu usług.
Ma to znaczenie również dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Zakup zagranicznej usługi może spowodować obowiązek zapłaty polskiego VAT także wtedy, gdy przedsiębiorca nie wystawia swoich faktur z VAT i korzysta ze zwolnienia podmiotowego.
Czym jest import usług
Definicję importu usług zawiera art. 2 pkt 9 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:
Przez import usług rozumie się świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.
Oznacza to, że określenie „import usług” nie odnosi się wyłącznie do usług nabywanych spoza Unii Europejskiej. Importem usług może być zarówno zakup usługi od spółki ze Stanów Zjednoczonych albo Wielkiej Brytanii, jak i zakup usługi od podatnika z Niemiec, Irlandii, Francji czy innego państwa członkowskiego UE.
Kluczowe jest to, kto zgodnie z ustawą powinien rozliczyć VAT należny od danej usługi.
Pierwszy krok – ustalenie miejsca świadczenia usługi
W przypadku usług świadczonych pomiędzy przedsiębiorcami podstawową regułę zawiera art. 28b ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT:
Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.
Jeżeli więc polski przedsiębiorca nabywa od zagranicznego kontrahenta typową usługę doradczą, informatyczną, reklamową, marketingową, hostingową, usługę SaaS albo licencję, bardzo często miejscem świadczenia będzie Polska.
Przykładowo polska spółka kupująca od irlandzkiej spółki usługę reklamową przeznaczoną do jej działalności gospodarczej zasadniczo nabywa usługę, której miejsce świadczenia znajduje się w Polsce. Analogiczna zasada może znaleźć zastosowanie przy miesięcznym abonamencie za zagraniczny system CRM, program księgowy, narzędzie wykorzystujące AI, przestrzeń w chmurze albo licencję na oprogramowanie.
Art. 28b ustawy przewiduje również znaczenie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 28b ust. 2:
W przypadku gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli natomiast podatnik nie posiada siedziby ani właściwego stałego miejsca prowadzenia działalności, art. 28b ust. 3 wskazuje:
W przypadku gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ust. 2, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
Reguła z art. 28b jest więc punktem wyjścia, a przed rozliczeniem każdej bardziej nietypowej usługi trzeba dodatkowo sprawdzić, czy ustawa nie przewiduje dla niej szczególnego miejsca świadczenia. Dotyczy to między innymi usług związanych z nieruchomościami, niektórych usług transportowych, wstępu na imprezy, usług restauracyjnych, krótkoterminowego wynajmu środków transportu oraz usług turystyki.
Źródło: Ustawa o VAT – tekst aktu w ELI
Kto jest podatnikiem przy imporcie usług
Samo ustalenie, że miejscem świadczenia jest Polska, trzeba następnie połączyć z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnikami są również:
osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- a) usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4,
- b) usługobiorcą jest:
- w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4,
- w przypadku transferu bonów jednego przeznaczenia, w przypadku których miejscem świadczenia usług, których te bony dotyczą, jest terytorium kraju – podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15,
- w pozostałych przypadkach – podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4.
W typowej sytuacji oznacza to przeniesienie obowiązku rozliczenia VAT ze sprzedawcy na polskiego nabywcę. Mechanizm ten jest w praktyce określany jako reverse charge.
Potwierdza to między innymi interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 maja 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.149.2026.4.KK), w której organ wskazał:
W przypadku importu usług, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy, podatek ma obowiązek naliczyć nabywca usług.
Źródło: Interpretacja z 29 maja 2026 r.
Stałe miejsce prowadzenia działalności zagranicznego usługodawcy
W bardziej złożonych strukturach trzeba również ustalić, czy zagraniczny kontrahent ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i czy to miejsce uczestniczy w konkretnej transakcji.
Sam fakt posiadania przez zagraniczną spółkę określonej infrastruktury, spółki zależnej, pracowników albo polskiego numeru VAT wymaga analizy funkcji rzeczywiście wykonywanych w Polsce.
Ustawa reguluje także sytuację, w której zagraniczny usługodawca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale miejsce to nie uczestniczy w danej transakcji.
Zgodnie z art. 17 ust. 1a ustawy o VAT:
Przepisy ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 2 stosuje się również, w przypadku gdy usługodawca lub dokonujący dostawy towarów posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub inne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów, jeżeli usługodawca lub dokonujący dostawy towarów posiada takie inne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie uczestniczy w tych transakcjach.
Z powyższego wynika, że istnienie polskiego stałego miejsca prowadzenia działalności zagranicznego kontrahenta wymaga dodatkowego ustalenia, czy uczestniczy ono właśnie w świadczeniu konkretnej usługi.
Źródło: Interpretacja dotycząca stałego miejsca prowadzenia działalności
Jakie zagraniczne usługi najczęściej powodują import usług
W praktyce import usług występuje szczególnie często w działalności internetowej i usługowej. Dotyczy między innymi reklam kupowanych od zagranicznych platform, oprogramowania rozliczanego w miesięcznym abonamencie, usług SaaS, hostingu, usług chmurowych, licencji na oprogramowanie i bazy danych, usług doradczych i prawnych, usług marketingowych, programistycznych, analitycznych, pośrednictwa oraz części usług pobieranych przez międzynarodowe marketplace’y i platformy sprzedażowe.
Każdą usługę należy jednak zakwalifikować według jej rzeczywistego charakteru. Nazwa widniejąca na fakturze nie przesądza miejsca świadczenia. Szczególnego sprawdzenia wymagają przykładowo usługi związane z konkretną nieruchomością. Miejsce ich świadczenia może być ustalane według położenia nieruchomości na podstawie art. 28e, a nie według ogólnej reguły art. 28b.
Import usług u czynnego podatnika VAT
U czynnego podatnika VAT import usług powoduje przede wszystkim konieczność wykazania VAT należnego.
Jeżeli nabyta usługa służy czynnościom opodatkowanym, ten sam podatek może być jednocześnie podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W przypadku importu usług kwotę podatku naliczonego stanowi zasadniczo VAT należny rozliczany przez nabywcę. Art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a ustawy stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi:
kwota podatku należnego z tytułu świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca.
Prawo do odliczenia powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
W odniesieniu do importu usług zastosowanie ma dodatkowo art. 86 ust. 10b pkt 3, zgodnie z którym:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d – powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 19 sierpnia 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.364.2026.2.ŁW) podkreślił, że:
warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest uwzględnienie przez podatnika kwoty podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej.
Źródło: Interpretacja z 19 sierpnia 2026 r.
Jeżeli podatnik ma pełne prawo do odliczenia VAT, prawidłowo rozliczony import usług jest więc zazwyczaj ekonomicznie neutralny. Inaczej będzie między innymi przy działalności zwolnionej, działalności mieszanej, stosowaniu proporcji odliczenia albo zakupie częściowo niezwiązanym z działalnością opodatkowaną.
Podatnik zwolniony z VAT również może mieć import usług
Bardzo istotnym praktycznym problemem jest zakup zagranicznych usług przez przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.
Zwolnienie z VAT stosowane do własnej sprzedaży przedsiębiorcy nie wyłącza mechanizmu importu usług.
Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 6 lipca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.240.2026.1.JO) wskazał:
W przypadku importu usług, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy, podatek ma obowiązek naliczyć nabywca usług. Przy tym nie ma tutaj znaczenia, że jest Pani podatnikiem zwolnionym na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy.
Źródło: Interpretacja z 6 lipca 2026 r.
Mały przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT, który kupuje przykładowo reklamę internetową, zagraniczny program komputerowy lub abonament SaaS, może więc zostać zobowiązany do rozliczenia polskiego VAT od tej transakcji.
Dla podatnika zwolnionego VAT należny z tytułu importu usług stanowi zazwyczaj rzeczywisty koszt, ponieważ podatnik nie korzysta z prawa do odliczenia właściwego czynnemu podatnikowi VAT.
Rejestracja VAT-UE przed zakupem usługi
Nabywanie usług objętych art. 28b wiąże się również z obowiązkiem rejestracji dla potrzeb VAT-UE.
Zgodnie z art. 97 ust. 3 ustawy o VAT:
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio również do podatników, o których mowa w art. 15, innych niż wymienieni w ust. 1 i 2, którzy:
- nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług;
- świadczą usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej.
Rejestracji dokonuje się zasadniczo przed pierwszym takim nabyciem poprzez aktualizację formularza VAT-R. Rejestracja do VAT-UE przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT nie powoduje sama w sobie utraty tego zwolnienia. Taką zasadę wskazuje również Ministerstwo Finansów w oficjalnych informacjach dotyczących rejestracji VAT-UE.
Źródło: Ministerstwo Finansów – informacje podstawowe o VAT
Trzeba przy tym odróżnić rejestrację VAT-UE od informacji podsumowującej VAT-UE. Zakup usługi stanowiącej import usług nie jest sam w sobie wykazywany jako nabycie usługi w informacji podsumowującej VAT-UE. Informacja podsumowująca obejmuje między innymi określone usługi świadczone na rzecz zagranicznych kontrahentów, natomiast nie służy raportowaniu importowanych usług.
Źródło: Ministerstwo Finansów – VAT-UE
VAT-9M przy imporcie usług przez podatnika zwolnionego
Jeżeli podmiot rozliczający import usług nie ma obowiązku składania JPK_V7 ani deklaracji VAT-8, import usług może wymagać złożenia deklaracji VAT-9M.
Zgodnie z art. 99 ust. 9 ustawy o VAT:
W przypadku gdy podatnicy wymienieni w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 nie mają obowiązku składania deklaracji podatkowej, o którym mowa w ust. 1-3 lub 8, deklarację podatkową składa się w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Obowiązujący wzór VAT-9M jest przeznaczony właśnie między innymi dla podatników, którzy nie składają zwykłych deklaracji VAT, a dokonują importu usług lub innych nabyć, w związku z którymi stają się podatnikami. Termin wynosi co do zasady 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego.
Źródło: Rozporządzenie dotyczące deklaracji VAT
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy
Ustalenie daty obowiązku podatkowego ma wpływ zarówno na okres, w którym należy wykazać import usług, jak i na kurs waluty stosowany przy przeliczaniu zagranicznej faktury.
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT:
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.
W przypadku usług rozliczanych okresowo istotny jest również art. 19a ust. 3:
Usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.
Przepis ten ma szczególne znaczenie dla abonamentów, licencji, hostingu, usług chmurowych i SaaS rozliczanych miesięcznie, kwartalnie albo rocznie.
Jeżeli przed wykonaniem usługi zostanie dokonana przedpłata, znaczenie może mieć również art. 19a ust. 8. Przepis przewiduje co do zasady powstanie obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkami określonymi w tym przepisie.
Źródło: Interpretacja dotycząca momentu powstania obowiązku podatkowego
Data wystawienia zagranicznej faktury nie powinna więc automatycznie być przyjmowana jako data rozliczenia VAT. Najpierw trzeba ustalić moment wykonania usługi, okres rozliczeniowy albo moment zapłaty zaliczki, zależnie od konkretnego przypadku.
Jak przeliczyć fakturę w euro, dolarach albo innej walucie
Faktury dokumentujące import usług bardzo często są wystawiane w EUR, USD, GBP lub innej walucie. Podstawę opodatkowania trzeba wtedy przeliczyć na złote.
Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT:
W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
Szczególnie istotne jest to, że w imporcie usług data wystawienia faktury przez zagranicznego kontrahenta zasadniczo nie przesuwa kursu na dzień poprzedzający wystawienie faktury.
Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 28 lipca 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.331.2026.2.KK) wyjaśnił:
przepis art. 31a ust. 2 ustawy, nie dotyczy faktur wystawianych przez kontrahentów zagranicznych, ani dokumentów wystawianych przez nabywców usługi.
Organ dodał również:
kurs, jaki należy zastosować do przeliczania importu usług, nie jest uzależniony od daty wystawienia ww. faktur.
Źródło: Interpretacja z 28 lipca 2026 r.
W praktyce oznacza to, że księgowanie zagranicznej faktury wyłącznie według daty znajdującej się na dokumencie może prowadzić do zastosowania niewłaściwego kursu VAT. Kluczowa jest data powstania obowiązku podatkowego.
Co zrobić, jeżeli zagraniczny kontrahent naliczył swój VAT
W praktyce zdarzają się faktury, na których zagraniczny dostawca nalicza VAT swojego państwa, mimo że usługa jest świadczona na rzecz polskiego przedsiębiorcy.
Taka sytuacja wymaga odrębnego sprawdzenia zasad miejsca świadczenia. Samo wykazanie niemieckiego, irlandzkiego, francuskiego czy innego zagranicznego VAT przez dostawcę nie rozstrzyga sposobu opodatkowania transakcji w Polsce.
Jeżeli z art. 28b wynika, że miejscem świadczenia jest Polska i spełnione są przesłanki art. 17 ust. 1 pkt 4, polski nabywca powinien rozliczyć transakcję zgodnie z polskimi przepisami o imporcie usług. Równolegle należy zweryfikować możliwość uzyskania od kontrahenta korekty faktury i zwrotu zagranicznego VAT.
W takich sytuacjach szczególnie istotne jest również prawidłowe przekazanie dostawcy numeru VAT-UE i danych dotyczących statusu przedsiębiorcy.
Brak faktury nie zawsze oznacza brak obowiązku rozliczenia
Obowiązek podatkowy wynika z wykonania transakcji i odpowiednich przepisów ustawy, a nie wyłącznie z otrzymania dokumentu księgowego.
Może się więc zdarzyć, że usługa została już wykonana, a zagraniczny dostawca nie wystawił faktury albo podatnik nie pobrał jej z panelu użytkownika. Taka sytuacja nie powinna prowadzić do pominięcia importu usług.
Ministerstwo Finansów wskazuje w wyjaśnieniach dotyczących JPK_VAT, że import usług może być wykazany na podstawie dokumentu zakupu, a w przypadku braku faktury podstawą wpisu może być dokument wewnętrzny oznaczony symbolem WEW.
Źródło: Ministerstwo Finansów – pytania i odpowiedzi dotyczące JPK_VAT z deklaracją
Ma to praktyczne znaczenie zwłaszcza w przypadku licznych subskrypcji i narzędzi internetowych, w których dokumenty sprzedażowe są udostępniane wyłącznie w panelu klienta.
Przykład – zagraniczny program SaaS
Polska spółka będąca czynnym podatnikiem VAT korzysta z programu oferowanego przez amerykańską spółkę. Program jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, a opłata jest pobierana co miesiąc.
Jeżeli usługa podlega ogólnej zasadzie art. 28b, jej miejscem świadczenia jest Polska. Przy spełnieniu przesłanek art. 17 ust. 1 pkt 4 polska spółka rozpoznaje import usług.
Spółka wykazuje VAT należny według stawki właściwej dla tej usługi w Polsce. Jeżeli program jest wykorzystywany do działalności dającej pełne prawo do odliczenia, ten sam VAT może zostać wykazany jako podatek naliczony.
Dla kursu waluty trzeba ustalić moment powstania obowiązku podatkowego. Sama data wygenerowania faktury przez amerykański system nie powinna automatycznie wyznaczać kursu stosowanego dla VAT.
Przykład – reklama internetowa u podatnika zwolnionego
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT kupuje usługę reklamową od zagranicznej platformy.
Usługa jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i podlega art. 28b. Miejscem świadczenia jest Polska, a polski przedsiębiorca rozlicza import usług.
Jego status podatnika zwolnionego nie usuwa obowiązku rozliczenia VAT od importu. Jeżeli nie składa JPK_V7 ani VAT-8, rozliczenie może nastąpić poprzez VAT-9M. Podatek wynikający z importu zasadniczo nie podlega u niego odliczeniu, dlatego stanowi realne obciążenie finansowe.
Przed nabyciem takiej usługi przedsiębiorca powinien również dopełnić obowiązku rejestracji VAT-UE.
Źródło: Interpretacja z 6 lipca 2026 r.
Przykład – usługa związana z nieruchomością
Polska spółka zamawia u zagranicznego podmiotu usługę bezpośrednio związaną z nieruchomością położoną poza Polską.
W takim przypadku zastosowanie może znaleźć szczególna reguła dotycząca nieruchomości, a nie art. 28b. W rezultacie miejscem świadczenia może być państwo, w którym położona jest nieruchomość.
Pokazuje to, dlaczego każdą zagraniczną fakturę warto najpierw zakwalifikować pod względem rodzaju usługi, a dopiero później ustalać sposób jej rozliczenia.
Najczęstsze błędy przy imporcie usług
- Pomijanie faktur za niewielkie subskrypcje. Miesięczny abonament za program, narzędzie AI, hosting albo aplikację może stanowić import usług niezależnie od niewielkiej wartości faktury.
- Przyjmowanie, że podatnik zwolniony z VAT nie rozlicza importu usług. Zwolnienie dotyczące krajowej sprzedaży przedsiębiorcy nie wyłącza art. 17 ust. 1 pkt 4.
- Stosowanie kursu z dnia wystawienia zagranicznej faktury. Przy imporcie usług kluczowy jest co do zasady moment powstania obowiązku podatkowego, a przepisy dotyczące wcześniejszego wystawienia faktury nie odnoszą się wprost do faktury wystawianej przez zagranicznego usługodawcę.
- Brak rejestracji VAT-UE. Podatnik nabywający usługi objęte art. 28b powinien zweryfikować obowiązek rejestracji przed dokonaniem pierwszego takiego nabycia.
- Automatyczne przyjmowanie stawki lub VAT wskazanego na zagranicznej fakturze. Sposób rozliczenia w Polsce należy ustalić według polskich przepisów dotyczących miejsca świadczenia, podatnika i stawki właściwej dla konkretnej usługi.
- Księgowanie według samej daty dokumentu. Przy abonamentach i usługach ciągłych trzeba przeanalizować okresy rozliczeniowe oraz art. 19a ustawy o VAT.
- Pomijanie faktury z powodu braku polskiego VAT na dokumencie. W typowym imporcie usług właśnie brak polskiego VAT u zagranicznego kontrahenta jest konsekwencją tego, że VAT należny ma rozliczyć polski nabywca.
Jak bezpiecznie rozliczać zagraniczne faktury
Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest wydzielenie w księgowości wszystkich płatności dokonywanych na rzecz zagranicznych dostawców. Szczególnej kontroli wymagają płatności kartą za reklamy internetowe, oprogramowanie, narzędzia AI, platformy sprzedażowe, hosting, chmurę i inne subskrypcje.
Przy każdej takiej transakcji warto ustalić kolejno, kto świadczy usługę, jaki jest status nabywcy, jaki jest rzeczywisty charakter usługi, gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce jej świadczenia, kto jest podatnikiem, kiedy powstał obowiązek podatkowy oraz według jakiego kursu należy przeliczyć podstawę opodatkowania.
Dopiero taka analiza pozwala poprawnie określić sposób wykazania transakcji w JPK_V7 albo VAT-9M oraz ustalić, czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Podsumowanie
Import usług jest jednym z tych obowiązków VAT, które mogą pojawić się przy bardzo zwyczajnym wydatku firmowym. Zakup reklamy internetowej, programu komputerowego, licencji, chmury czy miesięcznej subskrypcji od zagranicznego dostawcy może wymagać rozliczenia polskiego VAT przez nabywcę.
W typowej transakcji B2B punktem wyjścia jest art. 28b ustawy o VAT. Jeżeli miejscem świadczenia jest Polska, a spełnione są przesłanki art. 17 ust. 1 pkt 4, polski nabywca rozpoznaje import usług.
Czynny podatnik VAT może – przy spełnieniu warunków ustawowych – rozliczyć podatek należny i jednocześnie odliczyć VAT naliczony. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT również może być zobowiązany do rozliczenia importu usług, a podatek staje się wówczas zasadniczo jego ekonomicznym kosztem.
Osobnego sprawdzenia wymagają moment powstania obowiązku podatkowego, kurs waluty, rejestracja VAT-UE, sposób wykazania transakcji oraz sytuacje, w których dla danej usługi ustawa przewiduje szczególne miejsce świadczenia.
Potrzebujesz indywidualnej analizy podatkowej?
Opisz krótko swoją sytuację i zakres zagadnień, które chcesz przeanalizować.
Artur Chamot – licencjonowany doradca podatkowy (nr wpisu 13805) i radca prawny (nr wpisu GD/GD/2830). Z ponad 13-letnim doświadczeniem, specjalizuje się we wspieraniu przedsiębiorców i osób fizycznych w kluczowych obszarach podatków (CIT, PIT, VAT) i prawa gospodarczego. Praktyczne doświadczenie zdobywał, prowadząc złożone projekty, w tym badania due diligence w procesach M&A oraz prowadząc bieżące doradztwo podatkowe dla osób fizycznych i prawnych.