Home office w Polsce a zakład podatkowy zagranicznej spółki

Pracownik zagranicznej spółki może wykonywać swoje obowiązki z mieszkania w Polsce przez wiele miesięcy, a nawet na stałe. Z perspektywy pracodawcy taka zgoda może mieć znacznie szersze konsekwencje niż kwestie prawa pracy czy ubezpieczeń społecznych. Jednym z najważniejszych ryzyk jest powstanie w Polsce zakładu podatkowego zagranicznego przedsiębiorstwa.

Problem stał się szczególnie istotny po aktualizacji Komentarza do Modelowej Konwencji OECD z 2025 r. OECD wprowadziła szczegółowe wskazówki odnoszące się bezpośrednio do transgranicznego home office. W 2026 r. Dyrektor KIS zaczął już stosować te kryteria w interpretacjach dotyczących pracowników wykonujących pracę z Polski. Aktualizacja Modelowej Konwencji OECD z 2025 r.

Z aktualnej praktyki wynika przy tym bardzo ważna obserwacja. Dwa pozornie podobne modele pracy zdalnej mogą zostać ocenione zupełnie inaczej. W jednej interpretacji z marca 2026 r. Dyrektor KIS zaakceptował brak zakładu, mimo że pracownik miał pracować z Polski przez ponad 50% czasu. W interpretacji z czerwca 2026 r. organ uznał natomiast, że pracownik wykonujący obowiązki z własnego mieszkania tworzy w Polsce zakład zagranicznej spółki.

W mojej ocenie właśnie porównanie tych spraw najlepiej pokazuje, co obecnie należy badać przed zaakceptowaniem długotrwałego home office z Polski.

Dlaczego pracownik w Polsce może stworzyć zakład podatkowy zagranicznej spółki?

Punktem wyjścia jest ograniczony obowiązek podatkowy zagranicznego przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o CIT:

Natomiast zgodnie z art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy o CIT:

Jeżeli więc działalność zagranicznej spółki jest wykonywana w Polsce poprzez zakład, Polska uzyskuje prawo do opodatkowania dochodu przypisanego temu zakładowi.

Sama definicja zakładu znajduje się w art. 4a pkt 11 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem zagraniczny zakład oznacza:

Ostatnie zdanie ma zasadnicze znaczenie. W sprawach dotyczących pracownika zagranicznej spółki analizę trzeba prowadzić również na podstawie konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Home office trzeba oceniać na podstawie właściwej umowy podatkowej

Przykładowo art. 5 ust. 1 umowy pomiędzy Polską a Niemcami stanowi:

Z kolei art. 5 ust. 2 tej umowy przewiduje:

W typowym przypadku home office trzeba zatem ustalić, czy mieszkanie pracownika albo inne miejsce regularnego wykonywania pracy stało się faktycznie stałą placówką zagranicznego przedsiębiorstwa.

W praktyce analiza obejmuje trzy podstawowe elementy: istnienie miejsca prowadzenia działalności, odpowiedni stopień jego trwałości oraz prowadzenie za jego pośrednictwem działalności przedsiębiorstwa.

W 2026 r. doszedł do tego bardzo istotny element wynikający z nowych wytycznych OECD dotyczących pracy zdalnej.

Nowe zasady OECD dotyczące home office – dlaczego próg 50% jest ważny?

W listopadzie 2025 r. OECD przyjęła aktualizację Modelowej Konwencji i Komentarza, której jednym z głównych tematów stała się transgraniczna praca zdalna. OECD wskazuje obecnie, że wykonywanie pracy z domu znajdującego się w innym państwie przez mniej niż połowę całkowitego czasu pracy zasadniczo nie powinno samo w sobie powodować uznania domu za miejsce prowadzenia działalności przedsiębiorstwa. Po przekroczeniu tej wartości trzeba przede wszystkim zbadać, czy istnieje gospodarczy powód wykonywania działalności właśnie z tego państwa. OECD omawia te kryteria w materiale o transgranicznej pracy zdalnej.

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie praktyczne.

Próg 50% nie jest ustawowym limitem bezpieczeństwa. Nie wynika z ustawy o CIT ani bezpośrednio z większości umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jest elementem aktualnego Komentarza OECD i wskazówką interpretacyjną.

W mojej ocenie błędem byłoby więc przyjęcie prostego założenia, że 49% pracy z Polski wyklucza zakład, a 51% automatycznie powoduje jego powstanie.

Aktualne podejście jest bardziej złożone. Przy czasie poniżej 50% ryzyko home office jako placówki jest co do zasady mniejsze. Przy czasie co najmniej 50% trzeba przejść do analizy gospodarczego uzasadnienia obecności pracownika w Polsce.

Sam OECD podkreśla, że nawet przy większej ilości czasu spędzanego na pracy z danego państwa istotne pozostaje pytanie, czy przedsiębiorstwo ma biznesowy powód prowadzenia działalności właśnie stamtąd.

Gospodarczy powód pracy z Polski staje się jednym z najważniejszych kryteriów

Można wyobrazić sobie dwie sytuacje.

W pierwszej pracownik zagranicznej spółki przeprowadza się do Polski z powodów rodzinnych. Pracodawcy jest obojętne, czy pracownik znajduje się w Polsce, Niemczech, Hiszpanii czy innym państwie. Praca może być wykonywana z dowolnego miejsca. Pracownik nie obsługuje polskiego rynku i nie spotyka się tutaj z klientami.

W drugim przypadku obecność pracownika w Polsce ułatwia działalność spółki. Osoba ta spotyka się z kontrahentami, poszukuje klientów, rozwija sieć dystrybucji, współpracuje z lokalnymi dostawcami albo świadczy usługi wymagające fizycznej obecności w Polsce lub w tym regionie.

Drugi model znacznie silniej przemawia za istnieniem gospodarczego związku pomiędzy lokalizacją pracownika a działalnością przedsiębiorstwa.

Aktualne wytyczne OECD wskazują między innymi na spotkania z klientami, rozwijanie bazy klientów, identyfikowanie możliwości biznesowych, współpracę z dostawcami oraz usługi wymagające fizycznej obecności.

Z praktycznego punktu widzenia pytanie powinno więc brzmieć: co przedsiębiorstwo zyskuje gospodarczo dzięki temu, że pracownik wykonuje swoje obowiązki właśnie z Polski?

Jeżeli odpowiedź brzmi: praktycznie nic, a lokalizacja wynika wyłącznie z decyzji osobistej pracownika, jest to istotny argument ograniczający ryzyko zakładu.

Czy mieszkanie musi pozostawać formalnie do dyspozycji spółki?

To drugi z najtrudniejszych elementów analizy.

Często spotykam się z założeniem, że zakład może powstać dopiero wtedy, gdy zagraniczna spółka wynajmuje mieszkanie albo posiada formalne prawo korzystania z niego. Aktualna praktyka KIS pokazuje, że takie podejście jest zbyt wąskie.

Znaczenie mają również faktyczne okoliczności korzystania z danego miejsca.

Ryzyko będzie mniejsze, gdy pracownik sam wybiera miejsce wykonywania pracy, spółka nie ma prawa wejścia do mieszkania, nie wskazuje konkretnego pomieszczenia, nie ponosi kosztów jego utrzymania i zapewnia pracownikowi możliwość pracy w swojej zagranicznej siedzibie.

Ocena może wyglądać inaczej, jeżeli pracodawca oczekuje stałej pracy z Polski, finansuje stałą przestrzeń, posługuje się tym adresem w działalności albo w praktyce traktuje mieszkanie jako lokalną bazę swojej działalności.

Co szczególnie istotne, w interpretacji z czerwca 2026 r. Dyrektor KIS wyraźnie przyjął, że brak formalnego prawa spółki do mieszkania pracownika sam w sobie nie wyłącza powstania placówki. Interpretacja Dyrektora KIS z 8 czerwca 2026 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.105.2026.2.BD).

Dlatego sposób faktycznego zorganizowania pracy ma większe znaczenie niż sama konstrukcja umowy z pracownikiem.

Funkcje pracownika – pomoc administracyjna czy podstawowa działalność spółki?

Kolejnym etapem jest ustalenie, co pracownik rzeczywiście robi.

W wielu umowach podatkowych istnieje wyłączenie dotyczące działalności przygotowawczej lub pomocniczej. Przykładowo art. 5 ust. 4 umowy polsko-niemieckiej stanowi:

W praktyce trzeba porównać obowiązki wykonywane w Polsce z modelem biznesowym całej spółki.

Jeżeli przedsiębiorstwo świadczy usługi informatyczne, a pracownik z Polski tworzy produkt sprzedawany klientom, jego działalność znajduje się bardzo blisko rdzenia biznesu. Podobnie może być z serwisantem w przedsiębiorstwie świadczącym usługi serwisowe albo pracownikiem rozwijającym sieć dystrybucji w firmie handlowej.

Inaczej wygląda praca o ograniczonym charakterze administracyjnym, technicznym czy logistycznym, która nie tworzy samodzielnie istotnej części działalności generującej przychody.

Z mojego doświadczenia wynika, że przy analizie home office warto porównać stanowisko pracownika w Polsce ze stanowiskami osób pracujących w centrali. Jeżeli wykonuje on zasadniczo te same funkcje co pracownicy realizujący podstawową działalność operacyjną spółki, ryzyko wyraźnie wzrasta.

Zakład może powstać również przez działalność przedstawiciela

Oddzielnej analizy wymagają uprawnienia handlowe pracownika.

Przykładowo art. 5 ust. 5 umowy polsko-niemieckiej stanowi:

Zakres regulacji agencyjnej trzeba każdorazowo sprawdzić w konkretnej UPO oraz z uwzględnieniem jej ewentualnych modyfikacji.

W praktyce analizuję przede wszystkim, kto negocjuje warunki handlowe, kto ustala ceny, kto podejmuje decyzję o współpracy z klientem i kto podpisuje umowę. Znaczenie może mieć również faktyczna rola pracownika w procesie sprzedaży.

Samo wpisanie do zakresu obowiązków, że pracownik nie może zawierać umów, powinno odpowiadać rzeczywistemu modelowi działania.

Interpretacja z 26 marca 2026 r. – ponad 50% pracy z Polski i brak zakładu

Bardzo ciekawy przykład stanowi interpretacja Dyrektora KIS z 26 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.35.2026.2.PP).

Sprawa dotyczyła niemieckiej spółki. Jej pracownik zamierzał przenieść się do Polski z przyczyn osobistych i wykonywać stąd ponad 50% pracy. Przeprowadzka miała mieć charakter stały.

Spółka nie potrzebowała jego obecności w Polsce. Nie zapewniała mu polskiego biura ani coworkingu. Nie ponosiła kosztów utrzymania mieszkania i nie posiadała żadnego tytułu prawnego lub faktycznego do miejsca zamieszkania.

Pracownik zajmował się przede wszystkim koordynacją logistyczną. Nie zawierał umów, nie negocjował warunków handlowych, nie ustalał cen i nie podejmował decyzji wiążących spółkę. Nie miał także rozwijać bazy klientów ani świadczyć usług wymagających fizycznej obecności w Polsce.

To bardzo ważna interpretacja, ponieważ praca z Polski miała przekraczać 50% czasu pracy. Przekroczenie tego poziomu nie przesądziło więc o powstaniu zakładu.

Kluczowe okazały się przyczyny osobiste pracownika, brak biznesowej potrzeby jego obecności w Polsce oraz charakter wykonywanych funkcji.

Interpretacja z 8 czerwca 2026 r. – podobny home office, ale zakład powstał

Zupełnie inaczej zakończyła się sprawa będąca przedmiotem interpretacji Dyrektora KIS z 8 czerwca 2026 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.105.2026.2.BD).

Austriacka spółka planowała zatrudnić pracownika mieszkającego w Polsce. Umowa miała zostać zawarta na czas nieokreślony, a praca z mieszkania w Polsce miała zajmować co najmniej 50% całkowitego czasu pracy.

Pracownik miał wspierać sieć dystrybutorów, przekazywać materiały marketingowe, gromadzić informacje rynkowe i wspierać wprowadzanie nowych produktów. Mógł również organizować spotkania z dystrybutorami, rozwijać ich bazę, identyfikować możliwości biznesowe i wyszukiwać nowych dystrybutorów.

Szczególnie istotna okazała się jeszcze jedna informacja. Pracownicy zatrudnieni w Austrii wykonywali analogiczne obowiązki w siedzibie spółki.

Dyrektor KIS uznał więc, że czynności wykonywane z Polski stanowią istotną część podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Organ stwierdził:

Organ przyjął przy tym szerokie podejście do placówki. Spółka nie dysponowała formalnie mieszkaniem pracownika. Zdaniem KIS okoliczność ta nie wystarczyła do wyłączenia zakładu, skoro praca była wykonywana stale, regularnie i obejmowała podstawową działalność przedsiębiorstwa.

Dwie interpretacje z 2026 r. pokazują, gdzie przebiega granica

Porównanie obu spraw jest moim zdaniem znacznie bardziej wartościowe niż próba stworzenia jednego mechanicznego testu.

W praktyce żaden z tych elementów nie powinien być oceniany w izolacji. Najważniejszy jest rzeczywisty model działalności.

Praca u klienta może zwiększyć ryzyko jeszcze bardziej

Home office nie zawsze ogranicza się do mieszkania pracownika. W interpretacji Dyrektora KIS z 15 lipca 2026 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.227.2026.2.ANK) analizowano zatrudnienie w Polsce technika serwisowego przez przedsiębiorstwo niemieckie. Pracownik miał wykonywać znaczną część pracy w siedzibie polskiego kontrahenta, a pozostałą część między innymi z domu. Dyrektor KIS uznał, że powstanie w Polsce zakład.

Ten przykład pokazuje, że analiza powinna obejmować wszystkie miejsca, w których przedsiębiorstwo faktycznie prowadzi działalność przez pracownika. W określonych okolicznościach znaczenie może mieć również regularne korzystanie z przestrzeni kontrahenta.

Przy serwisancie, inżynierze wdrożeniowym czy pracowniku technicznym gospodarcze uzasadnienie obecności w Polsce jest zazwyczaj znacznie łatwiejsze do wykazania niż przy osobie wykonującej całkowicie lokalizacyjnie neutralną pracę biurową.

Co się dzieje, jeżeli zakład rzeczywiście powstanie?

Powstanie zakładu daje Polsce prawo do opodatkowania odpowiedniej części zysków zagranicznego przedsiębiorstwa.

Przykładowo art. 7 ust. 1 umowy polsko-niemieckiej stanowi:

Dla zagranicznej spółki oznacza to konieczność ustalenia, jaka część wyniku przedsiębiorstwa jest związana z działalnością wykonywaną poprzez polski zakład.

Przekładając to na praktykę, samo wynagrodzenie pracownika nie wyznacza jeszcze dochodu zakładu. Trzeba przeanalizować funkcje wykonywane w Polsce, wykorzystywane aktywa, ponoszone ryzyka oraz gospodarczy udział polskiej działalności w powstawaniu przychodów przedsiębiorstwa.

W zależności od konkretnego modelu dochodzą obowiązki rejestracyjne, ewidencyjne i rozliczeniowe w Polsce. Problem staje się więc istotny także wtedy, gdy zagraniczna spółka ma tutaj tylko jednego pracownika.

Polityka pracy zdalnej powinna uwzględniać ryzyko podatkowe

W sprawach, z którymi spotykam się w praktyce, zgoda na pracę z zagranicy bywa podejmowana przede wszystkim przez dział HR. Podatkowe konsekwencje są analizowane dopiero później.

Przy długotrwałej pracy z Polski warto wcześniej ustalić rzeczywisty powód lokalizacji pracownika, przewidywaną liczbę dni pracy w Polsce, charakter wykonywanych funkcji, kontakty z klientami i dostawcami, uprawnienia handlowe oraz sposób korzystania z mieszkania lub innych miejsc pracy.

Dokumentacja wewnętrzna powinna odpowiadać rzeczywistości. Jeżeli przeprowadzka następuje wyłącznie na wniosek pracownika, a jego lokalizacja pozostaje neutralna biznesowo, warto tę okoliczność prawidłowo opisać. Jeżeli pracownik ma jednocześnie rozwijać polski rynek, spotykać się tutaj z klientami i reprezentować przedsiębiorstwo, sam zapis o „prywatnym charakterze pracy zdalnej” nie odzwierciedla rzeczywistego modelu.

Kiedy warto wystąpić o interpretację indywidualną?

W mojej ocenie home office zagranicznej spółki jest obecnie jednym z obszarów, w których interpretacja indywidualna może mieć dużą wartość praktyczną.

Interpretacje z marca i czerwca 2026 r. pokazują, jak duże znaczenie mają szczegóły. W obu sprawach pracownik miał stale wykonywać pracę ze swojego mieszkania w Polsce. W obu przypadkach przedsiębiorstwo miało siedzibę za granicą. Rozstrzygnięcia były przeciwne.

Przed złożeniem wniosku szczególnie dokładnie opisałbym przyczynę pracy z Polski, udział procentowy pracy wykonywanej tutaj w okresie 12 miesięcy, dostęp pracodawcy do mieszkania, sposób finansowania przestrzeni i wyposażenia, możliwość pracy w zagranicznym biurze, rodzaj wykonywanych czynności, kontakty z kontrahentami oraz rolę pracownika w procesie pozyskiwania i zawierania umów.

Właśnie te fakty pozwalają ocenić, czy Polska jest wyłącznie miejscem zamieszkania pracownika, czy staje się również miejscem prowadzenia działalności zagranicznego przedsiębiorstwa.

Home office w Polsce a zakład podatkowy – najważniejszy wniosek

Długotrwała praca zdalna jednego pracownika może prowadzić do powstania zakładu zagranicznej spółki w Polsce. Ocena wymaga jednak analizy całego modelu działalności.

Po aktualizacji Komentarza OECD z 2025 r. szczególne znaczenie mają częstotliwość pracy z Polski oraz gospodarczy powód wykonywania działalności właśnie z tego państwa. Próg 50% stanowi ważny element tej analizy, ale nie jest ustawową granicą powstania zakładu.

Z praktycznego punktu widzenia największe ryzyko widzę tam, gdzie praca ma charakter stały, pracownik wykonuje istotną część podstawowej działalności spółki, a jego obecność w Polsce wspiera kontakty z klientami, dystrybutorami, dostawcami albo innymi podmiotami istotnymi dla biznesu.

Znacznie bezpieczniej wygląda model, w którym lokalizacja w Polsce wynika wyłącznie z sytuacji osobistej pracownika, jego zadania są niezależne od miejsca wykonywania pracy, przedsiębiorstwo nie wykorzystuje gospodarczo polskiej lokalizacji, a pracownik nie prowadzi tutaj aktywności handlowej.

W przypadku długoterminowego home office warto przeprowadzić taką analizę przed wyrażeniem zgody na pracę z Polski. Późniejsze stwierdzenie, że zagraniczna spółka od wielu miesięcy posiadała w Polsce zakład, może oznaczać konieczność odtworzenia rozliczeń CIT za okres, w którym przedsiębiorstwo zakładało, że w Polsce w ogóle nie prowadzi działalności.